La riconciliazione delle fatture parte da una domanda: quale pagamento corrisponde a quale fattura? Riferimenti nascosti nei PDF, descrizioni bancarie incomplete e pagamenti cumulativi rendono la risposta meno immediata.

Gli strumenti di estrazione dati tramite IA preparano tabelle coerenti per la verifica. IntoExcel.com estrae campi da PDF e immagini in Excel. Non riconcilia fatture automaticamente, non si collega alla banca e non conferma pagamenti. Questa guida riguarda la preparazione dei dati e il controllo delle corrispondenze nel tuo file.

1. Definisci cosa confrontare

Qui confrontiamo fatture e documentazione dei pagamenti. Il confronto con ordini o documenti di consegna è una verifica diversa, che può richiedere quantità e dettagli delle voci.

Scegli conto e periodo, ricordando che il pagamento può essere successivo alla fattura. Conserva gli originali. Un pagamento assente da un estratto non dimostra che la fattura sia insoluta.

2. Prepara due tabelle separate

Estrai le fatture con una riga per documento e gli estratti conto con una riga per voce per richiedere le singole transazioni. Aggiungi campi personalizzati relativi alle operazioni secondo le colonne necessarie.

Tabella fatture	Tabella transazioni
Fornitore o cliente	Controparte o descrizione
Numero fattura	Riferimento pagamento
Data e scadenza	Data operazione
Totale e valuta	Importo e valuta
Riferimento all’originale, aggiunto manualmente	Riferimento estratto o transazione

Usa Testo per identificativi con zeri iniziali e Numero per importi chiari. Mantieni separata la valuta. I campi personalizzati supportano Automatico, Testo, Numero, Percentuale e Valuta. Le informazioni devono essere presenti o supportate dalla fonte.

Le righe per documento sono il punto di partenza per confrontare i totali.

Conserva un documento distinto per file. Attualmente viene elaborato il primo documento distinto, con massimo 500 righe per file. Controlla gli avvisi e confronta il numero di transazioni con l’estratto.

3. Estrai e verifica i valori originali

Apri la pagina di estrazione IntoExcel, scegli campi e modalità delle righe e verifica la tabella modificabile prima dell’esportazione. Elabora fatture ed estratti in lotti separati con colonne appropriate.

I dati mancanti restano vuoti. Non trasformare un importo assente in zero e non inventare riferimenti. Le date rimangono testo: uniformane l’interpretazione. Controlla se gli addebiti sono negativi o in una colonna separata.

Esempio di tabella delle transazioni. Formattazione e analisi aggiuntive illustrate non promettono categorizzazione o riconciliazione automatiche.

IntoExcel può conservare simboli incerti come $ o kr. Conferma la valuta dalla fonte: l’applicazione non converte cambi. Importi uguali in valute diverse non costituiscono una corrispondenza.

4. Individua possibili corrispondenze e confermale

Confronta insieme riferimento, controparte, importo e valuta. Usa le date come indizio aggiuntivo, considerando i tempi effettivi del pagamento. Un importo coincidente da solo è debole evidenza quando più fatture hanno lo stesso totale.

Aggiungi colonne manuali come «Pagamento candidato», «Stato», «Differenza» e «Documento di supporto». Sono controlli del tuo file, non risultati automatici di riconciliazione di IntoExcel.

Esempi ipotetici, non risultati di clienti:

Fattura	Evidenza del pagamento	Verifica
INV-101, 120 EUR	120 EUR, stesso riferimento e fornitore	Possibile corrispondenza da confermare
INV-102, 300 EUR	Due pagamenti collegati di 100 e 200 EUR	Verificare entrambe le assegnazioni
INV-103, 500 EUR	495 EUR con riferimento incompleto	Indagare senza presumere commissioni

Se appropriato, calcola totale fattura meno pagamenti assegnati, nella stessa valuta e con segni coerenti. Una differenza zero è un controllo utile, non una prova indipendente.

5. Mantieni visibili le eccezioni

Un pagamento può coprire più fatture e una fattura ricevere più pagamenti. Registra le assegnazioni per evitare doppi conteggi.

Esamina separatamente note di credito, rimborsi, commissioni bancarie, differenze di cambio e file duplicati. Non forzare una corrispondenza per svuotare l’elenco. Se mancano prove, mantieni la voce da verificare.

Usa i totali delle righe per documento. Nelle esportazioni per voce, il totale comune può ripetersi e non deve essere sommato più volte.

6. Conserva la traccia della verifica

Mantieni insieme originali, tabelle estratte e file verificato. Annota chi ha controllato un’eccezione, quali prove ha usato e quali registrazioni ha collegato. Rettifiche e conferme dei pagamenti devono seguire la normale revisione contabile.

Leggi anche come estrarre fatture in un Excel strutturato e la routine quotidiana con IntoExcel.

Inizia con un piccolo lotto sulla pagina di estrazione IntoExcel.com. Campi coerenti rendono più semplice il confronto; la riconciliazione affidabile richiede comunque la verifica delle prove.