Un foglio fatture utile contiene più di semplice testo copiato. Ogni colonna rappresenta un campo, ogni riga ha un significato preciso e gli importi possono essere utilizzati nei calcoli. È la base per estrarre le fatture in un file Excel strutturato.

Con IntoExcel.com, puoi caricare fatture PDF o immagini, scegliere i campi, controllare la tabella estratta ed esportarla in Excel. Ecco come preparare la struttura prima di avviare l’estrazione.

1. Decidi cosa rappresenta una riga

Struttura	Utilizzo adatto	Campi suggeriti
Una riga per documento	Registro fatture e riepilogo delle spese	Fornitore, numero, data, subtotale, imposta, totale, valuta
Una riga per voce	Dettaglio di prodotti o servizi	Numero fattura, descrizione, quantità, prezzo unitario, importo di riga, valuta

In un esempio ipotetico, una fattura con tre prodotti genera una riga riepilogativa in modalità documento oppure tre righe in modalità voce, se gli elementi sono identificabili. Il numero della fattura può ripetersi su ogni riga.

Non sommare più volte i totali fattura ripetuti nella tabella delle voci. Somma gli importi delle righe pertinenti oppure usa un’esportazione separata per documento per i totali.

Esempio di registro con righe a livello di documento.

2. Prepara file leggibili

Mantieni una fattura distinta per file. Una fattura di più pagine può restare nello stesso PDF. Se il PDF contiene fatture indipendenti, separale prima: l’istruzione attuale di estrazione elabora solo il primo documento distinto.

Controlla che scansioni e foto mostrino bordi, importi e descrizioni completi. Evita totali tagliati, immagini sfocate e pagine mancanti. L’IA non garantisce una lettura corretta di qualsiasi scansione.

Conserva gli originali per verificare i valori incerti.

3. Scegli colonne e tipi di dati

Apri la pagina di estrazione IntoExcel. Espandi la categoria delle fatture e seleziona i campi necessari oppure usa il pulsante per selezionarli tutti. Aggiungi campi personalizzati dove servono.

Colonna suggerita	Tipo	Motivo
Numero fattura o riferimento ordine	Testo	Conservare zeri iniziali e lettere
Fornitore e data fattura	Testo	Mantenere nomi e date come testo
Subtotale, importo imposta e totale	Numero	Calcolare con valori non ambigui
Aliquota	Percentuale	Visualizzare una percentuale
Valuta della fattura	Valuta	Separare moneta e importo
Riferimento progetto o centro di costo	Testo	Estrarre un identificativo personalizzato

I campi personalizzati offrono Automatico, Testo, Numero, Percentuale e Valuta. Preferisci “Riferimento ordine di acquisto” a “Riferimento” quando compaiono più identificativi. Automatico lascia scegliere il tipo all’estrazione; un tipo esplicito offre maggiore controllo.

Sono suggerimenti: non tutte le fatture contengono ogni informazione.

4. Imposta le righe e avvia l’estrazione

Prima di estrarre, scegli una riga per documento oppure una riga per voce. Usa gli stessi campi per le fatture che vuoi confrontare.

In modalità documento, i valori ripetuti possono essere uniti in un riepilogo testuale. Per quantità, prezzi e descrizioni individuali, la modalità voce è generalmente più utile.

Esempio per voce: i campi comuni della fattura possono ripetersi.

L’output è attualmente limitato a 500 righe per file. Controlla gli avvisi relativi a limiti o ambiguità. Se non vengono trovate voci ripetute, può essere restituita una riga di documento: ciò non dimostra che l’originale contenga una sola voce.

5. Controlla i valori prima dell’esportazione

Confronta la tabella modificabile con gli originali:

• Numero fattura, fornitore e data.
• Subtotale, imposta e totale, inclusi sconti o rettifiche.
• Numero delle voci e quantità.
• Importi negativi e note di credito.
• Celle vuote, senza sostituirle automaticamente con zero.

I valori mancanti diventano celle Excel vuote. Uno zero effettivo non equivale a un dato assente.

Gli importi non ambigui vengono esportati come numeri. Excel può visualizzare separatori decimali e delle migliaia secondo le proprie impostazioni: la virgola decimale non richiede di memorizzare gli importi come testo. Le date restano testo; uniformane il formato se ti serve un ordinamento cronologico affidabile.

Le percentuali utilizzano frazioni numeriche con formato percentuale. Le valute diventano codici quando il documento è chiaro; simboli incerti come $ o kr possono essere conservati. IntoExcel non converte tassi di cambio: mantieni separate le valute nei totali.

6. Esporta e riutilizza la struttura

Esporta la tabella verificata in una cartella di lavoro Excel. Mantieni gli stessi nomi di colonna per il lotto successivo e separa i totali per fattura dall’analisi delle voci. Prima di unire esportazioni, cerca fatture duplicate usando fornitore e riferimento fattura.

Un file strutturato facilita ordinamento e controllo, ma la fattura originale resta il riferimento per valori mancanti o contestati.

Inizia con poche fatture rappresentative sulla pagina di estrazione IntoExcel.com. Scegli colonne e righe, verifica i risultati e riutilizza la struttura per i prossimi documenti.