Die Vorbereitung der Buchhaltung wird schwieriger, wenn Rechnungen verstreut liegen, Belege als Fotos eintreffen und Beträge immer wieder abgetippt werden. Eine feste Dokumentenroutine macht diese Arbeit übersichtlicher.

IntoExcel.com übernimmt den Schritt vom Dokument zur Tabelle: PDFs oder Bilder hochladen, Felder wählen, Werte prüfen und nach Excel exportieren. Die Anwendung ersetzt kein Buchhaltungssystem und entscheidet nicht über Buchungen. Sie bereitet Daten für Ihre Prüfung oder die Übergabe an die Buchhaltung vor.

1. Die Dokumente des Tages sammeln

Legen Sie einen Arbeitsordner für eingehende Rechnungen und Belege an. Bewahren Sie Originale auf und verwenden Sie erkennbare Dateinamen, etwa Lieferant und Rechnungsreferenz. Trennen Sie offene Prüfungen von bereits kontrollierten Dokumenten.

Laden Sie ein eigenständiges Dokument pro Datei hoch. Eine Rechnung darf mehrere Seiten umfassen. Mehrere unabhängige Rechnungen in einem PDF sollten Sie vorher aufteilen: Aktuell wird nur das erste eigenständige Dokument verarbeitet.

Fotos sollten das vollständige Dokument zeigen, Scans gut lesbar sein. Fehlende Seiten oder abgeschnittene Summen lassen sich nicht zuverlässig rekonstruieren.

2. Ein einheitliches Rechnungsregister festlegen

Beginnen Sie mit wenigen sinnvollen Spalten.

Spalte	Empfohlener Typ	Prüfung
Lieferant	Text	Einheitliche Zuordnung
Rechnungsreferenz	Text	Führende Nullen und Duplikate
Rechnungsdatum	Text	Unklare Reihenfolge von Tag und Monat
Fälligkeitsdatum	Text	Tatsächliche Angabe auf der Rechnung
Zwischensumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag	Zahl	Übereinstimmung mit dem Original
Steuersatz	Prozent	Mögliche unterschiedliche Sätze
Währung	Währung	Eindeutiger Code oder unklares Symbol

Ergänzen Sie eigene Felder wie eine Projektreferenz, wenn die Angabe im Dokument steht. Verfügbar sind Automatisch, Text, Zahl, Prozent und Währung. Der Feldname beschreibt die Suche; er erzeugt keine fehlenden Informationen.

Fehlende Werte werden zu leeren Zellen. Ein leeres Steuerfeld beweist nicht, dass keine Steuer anfällt.

3. Dokument- oder Positionszeilen wählen

Für das tägliche Register wählen Sie eine Zeile pro Dokument. So bleiben die wichtigsten Werte einer Rechnung zusammen.

Beispiel eines Registers auf Dokumentebene.

Wählen Sie eine Zeile pro Position, wenn Sie Beschreibungen, Mengen oder Positionsbeträge benötigen. Gemeinsame Rechnungsfelder können sich wiederholen. Addieren Sie daher nicht den vollständigen Rechnungsbetrag für jede Position erneut.

Positionszeilen helfen bei Detailprüfungen; wiederholte Rechnungssummen dürfen nicht mehrfach gezählt werden.

Die Ausgabe ist auf 500 Zeilen pro Datei begrenzt. Beachten Sie Hinweise zu Grenzen, Mehrdeutigkeiten oder nicht erkannten wiederholten Positionen, bevor Sie die Tabelle als vollständig ansehen.

4. Extrahieren und offene Punkte klären

Öffnen Sie die IntoExcel-Extraktionsseite, laden Sie einen kleinen Stapel hoch, wählen Sie Felder und Zeilenmodus und starten Sie die Extraktion. Prüfen Sie die bearbeitbare Tabelle vor dem Export.

Verwenden Sie eine feste Checkliste:

• Lieferant, Referenz und Datum mit dem Original vergleichen.
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag einschließlich Rabatten prüfen.
• Negative Beträge und Gutschriften kontrollieren.
• Leere, unklare oder unerwartet wiederholte Werte untersuchen.
• Im Positionsmodus die Anzahl der Einträge abgleichen.

Hypothetisches Beispiel: Der Tagesstapel enthält vier Rechnungen und eine Gutschrift. Prüfen Sie jedes Dokument, besonders das Vorzeichen der Gutschrift. Steht bei einer Währung nur „$“, klären Sie sie anhand der Quelle, statt USD anzunehmen. Das ist ein Ablaufbeispiel, keine Kundengeschichte oder gemessene Zeitersparnis.

IntoExcel kann unklare Währungssymbole beibehalten. Es rechnet keine Wechselkurse um, ermittelt keinen Zahlungsstatus und gleicht Rechnungen nicht automatisch mit Bankbewegungen ab.

5. Eine wiederverwendbare Arbeitsmappe exportieren

Exportieren Sie geprüfte Daten mit denselben Spaltennamen für jeden Stapel. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen Lieferant und Rechnungsreferenz auf Duplikate, ergänzt durch Datum und Betrag. Eine zweite Kopie ist nicht automatisch eine weitere Ausgabe.

Eindeutige Beträge werden als Zahlen exportiert; die Dezimaldarstellung hängt von Excel-Einstellungen ab. Datumsangaben bleiben Text: Vereinheitlichen Sie sie für zuverlässiges chronologisches Sortieren. Berechnen Sie Summen getrennt nach Währung.

In Ihrer Arbeitsmappe können Sie Prüfnotizen, einen Verweis auf die Originaldatei und eine Spalte zur Zahlungskontrolle ergänzen. Dies sind manuelle Ergänzungen, keine automatische Nachverfolgung durch IntoExcel. Bestätigen Sie Zahlungen anhand entsprechender Nachweise.

6. Eine klare Übergabe vorbereiten

Bewahren Sie die geprüfte Arbeitsmappe mit den Originaldokumenten auf. Kennzeichnen Sie offene Fragen für die nächste prüfende Person. IntoExcel bereitet extrahierte Daten vor; Kontierung, steuerliche Behandlung, Zahlungsentscheidungen und abschließende Buchführung bleiben getrennte Aufgaben.

Weitere Schritte finden Sie unter Rechnungen in eine strukturierte Excel-Datei extrahieren.

Starten Sie mit einem kleinen Tagesstapel auf der IntoExcel.com-Extraktionsseite. Verwenden Sie Ihre Feldauswahl erneut, klären Sie Ausnahmen und exportieren Sie nach der Prüfung. Eine verlässliche Routine hilft mehr als eine große ungeprüfte Tabelle.