Eine nützliche Rechnungstabelle enthält mehr als kopierten Text. Jede Spalte steht für ein Feld, jede Zeile hat eine klare Bedeutung und Beträge lassen sich berechnen. So entsteht eine strukturierte Excel-Datei aus Rechnungen.

Mit IntoExcel.com laden Sie PDF-Rechnungen oder Bilder hoch, wählen Felder aus, prüfen die extrahierte Tabelle und exportieren sie nach Excel. Die passende Struktur legen Sie vor der Extraktion fest.

1. Festlegen, was eine Zeile darstellt

Struktur	Geeigneter Zweck	Vorgeschlagene Felder
Eine Zeile pro Dokument	Rechnungsregister und Ausgabenübersicht	Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag, Währung
Eine Zeile pro Position	Produkt- oder Leistungsdetails	Rechnungsnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Positionsbetrag, Währung

In einem hypothetischen Beispiel ergibt eine Rechnung mit drei Produktpositionen eine Zusammenfassungszeile im Dokumentmodus oder drei Positionszeilen, sofern diese erkennbar sind. Gemeinsame Angaben wie die Rechnungsnummer können sich wiederholen.

Addieren Sie wiederholte Rechnungssummen in einer Positionstabelle nicht mehrfach. Summieren Sie passende Positionsbeträge oder verwenden Sie einen gesonderten Dokumentexport für Rechnungssummen.

Beispiel eines Rechnungsregisters auf Dokumentebene.

2. Lesbare Dateien vorbereiten

Verwenden Sie eine eigenständige Rechnung pro Datei. Eine mehrseitige Rechnung kann zusammenbleiben. Ein PDF mit mehreren unabhängigen Rechnungen sollten Sie vorher aufteilen: Die aktuelle Extraktionsanweisung verarbeitet nur das erste eigenständige Dokument.

Prüfen Sie bei Scans und Fotos, ob Beträge, Beschreibungen und Seitenränder sichtbar sind. Vermeiden Sie abgeschnittene Summen, unscharfe Bilder und fehlende Seiten. KI garantiert keine fehlerfreie Interpretation jedes Scans.

Bewahren Sie die Originale auf, um unsichere Werte nachzuprüfen.

3. Spalten und Datentypen auswählen

Öffnen Sie die IntoExcel-Extraktionsseite. Klappen Sie die Rechnungskategorie auf und wählen Sie einzelne Felder oder die Schaltfläche zum Auswählen aller Felder. Ergänzen Sie bei Bedarf eigene Felder.

Vorgeschlagene Spalte	Typ	Zweck
Rechnungsnummer oder Bestellreferenz	Text	Führende Nullen und Buchstaben erhalten
Lieferant und Rechnungsdatum	Text	Namen und Datumsangaben als Text bewahren
Zwischensumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag	Zahl	Eindeutige Werte für Berechnungen nutzen
Steuersatz	Prozent	Einen Prozentsatz darstellen
Rechnungswährung	Währung	Währung getrennt vom Betrag halten
Projektreferenz oder Kostenstelle	Text	Eigene Kennungen erfassen

Benutzerdefinierte Felder bieten Automatisch, Text, Zahl, Prozent und Währung. Eine genaue Bezeichnung wie „Bestellreferenz“ ist hilfreicher als „Referenz“, wenn mehrere Kennungen vorkommen. Automatisch lässt die Extraktion den Typ bestimmen; ausdrückliche Typen geben mehr Kontrolle.

Die Spalten sind Vorschläge. Nicht jede Rechnung enthält jeden Wert.

4. Zeilenmodus wählen und extrahieren

Wählen Sie vor der Extraktion eine Zeile pro Dokument oder eine Zeile pro Position. Nutzen Sie dieselben Felder für Rechnungen, die Sie vergleichen möchten.

Im Dokumentmodus können wiederholte Werte zu einer Textzusammenfassung werden. Für einzelne Mengen, Preise und Beschreibungen eignet sich der Positionsmodus besser.

Positionsbeispiel mit möglicherweise wiederholten gemeinsamen Rechnungsfeldern.

Die Ausgabe ist derzeit auf 500 Zeilen pro Datei begrenzt. Beachten Sie Hinweise zu Grenzen oder Mehrdeutigkeiten. Wenn keine wiederholten Positionen erkannt werden, kann eine Dokumentzeile zurückgegeben werden. Das beweist nicht, dass die Rechnung nur eine Position enthält.

5. Werte vor dem Excel-Export prüfen

Vergleichen Sie die bearbeitbare Tabelle mit den Originalen:

• Rechnungsnummer, Lieferant und Datum.
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag einschließlich Rabatten oder Anpassungen.
• Anzahl der Positionen und Mengen.
• Negative Beträge und Gutschriften.
• Leere Felder, statt sie automatisch mit null zu füllen.

Fehlende Werte werden zu leeren Excel-Zellen. Ein echter Nullbetrag ist etwas anderes als eine fehlende Angabe.

Eindeutige Beträge werden als Zahlen exportiert. Excel kann Dezimal- und Tausendertrennzeichen nach seinen Einstellungen anzeigen; ein deutsches Komma erfordert keine Speicherung als Text. Datumsangaben bleiben derzeit Text. Vereinheitlichen Sie das Format, wenn Sie zuverlässig chronologisch sortieren möchten.

Prozentfelder verwenden numerische Brüche mit Prozentformatierung. Währungen werden bei eindeutigen Angaben als Codes ausgegeben; unklare Symbole wie $ oder kr können erhalten bleiben. IntoExcel rechnet keine Wechselkurse um. Berechnen Sie Summen getrennt nach Währung.

6. Exportieren und die Struktur wiederverwenden

Exportieren Sie die geprüfte Tabelle als Excel-Arbeitsmappe. Verwenden Sie für den nächsten Stapel dieselben Spaltennamen und trennen Sie Rechnungssummen von Positionsanalysen. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen mehrerer Exporte Lieferant und Rechnungsreferenz auf doppelte Rechnungen.

Die strukturierte Datei erleichtert Sortieren und Prüfen. Bei fehlenden oder strittigen Werten bleibt die Originalrechnung maßgeblich.

Starten Sie mit wenigen repräsentativen Rechnungen auf der IntoExcel.com-Extraktionsseite. Legen Sie zuerst Spalten und Zeilenmodus fest, prüfen Sie die Ergebnisse und verwenden Sie diese Struktur erneut.