Per lo stesso viaggio, un agente può ricevere una fattura aerea, una conferma alberghiera e una ricevuta di pagamento. Excel facilita la ricerca e il confronto, ma questi tre file non rappresentano necessariamente tre spese distinte.

Questo flusso è ipotetico, non un caso reale di cliente. Mostra come un agente potrebbe usare IntoExcel.com per estrarre dati dalle fatture di voli e hotel. Non vengono presentati risultati di clienti o risparmi misurati.

Inizia con un registro dei documenti

Immagina un agente che organizza i documenti del viaggio di un cliente. Il primo compito è distinguere fattura, conferma di prenotazione, biglietto e ricevuta.

Scegli una riga per documento. Mantieni insieme fornitore, riferimento, data, importo e valuta. Un codice di prenotazione non coincide sempre con il numero di fattura, e il viaggiatore non è necessariamente la persona o l'azienda che paga.

IntoExcel accetta PDF e immagini. Salva separatamente gli allegati utili: questo processo non legge automaticamente una casella email. Mantieni un documento distinto per file, perché il flusso attuale elabora solo il primo documento di un file combinato.

Scegli campi utili per voli e hotel

Seleziona i campi di fattura appropriati e aggiungi campi personalizzati per il viaggio. Aprire una categoria mostra le opzioni senza selezionarle tutte.

Campo	Tipo	Informazione richiesta
Fornitore e numero di fattura	Testo	Emittente e riferimento di fatturazione
Data della fattura	Testo	Data come scritta
Totale della fattura	Numero	Totale indicato, non un costo del viaggio presunto
Valuta	Valuta	Valuta stabilita dal documento
Riferimento di prenotazione indicato	Testo	Codice con gli zeri iniziali
Nome del passeggero o dell'ospite	Testo	Viaggiatore identificato nel file
Numero del volo e tratta indicati	Testo	Dettagli del volo, se presenti
Date di check-in e check-out indicate	Testo	Date del soggiorno
Numero di notti indicato	Numero	Quantità espressamente stampata

I campi di viaggio sono suggerimenti da creare, non un modello specializzato già disponibile. In Crea campi personalizzati, inserisci nome e tipo. Sono disponibili anche Automatico e Percentuale.

Una fattura alberghiera può omettere i voli, e una fattura aerea l'itinerario completo. Lascia vuote le informazioni mancanti. Aggiungi tu in Excel i codici interni del cliente o del viaggio non riportati sulla fonte.

Estrai un riepilogo o i singoli addebiti

Apri la pagina di estrazione IntoExcel, carica i file e seleziona le colonne.

Usa una riga per documento per il registro principale:

Esempio generico di fatture con intestazioni in inglese, non un risultato di un cliente del settore viaggi. I tuoi campi determinano le colonne.

Scegli una riga per articolo per voci ripetute, come addebiti alberghieri o segmenti di volo espressamente elencati. Dai nomi precisi ai campi. Non presumere che itinerari e tabelle di costi indipendenti vengano associati correttamente.

Esempio generico con intestazioni in inglese. I dati comuni del documento possono ripetersi.

Per formati diversi, separa voli e hotel in gruppi con campi appropriati. Il limite attuale è di 500 righe per file. Controlla gli avvisi: elementi ripetuti assenti o ambigui possono produrre un riepilogo del documento.

Controlla prima di aggiornare il file del viaggio

Confronta i risultati modificabili con gli originali prima di esportare:

• Distingui data della fattura, data del volo e date del soggiorno. Le date restano testo.
• Verifica riferimenti, viaggiatori e fornitori.
• Separa totale, deposito, importo già pagato e saldo residuo.
• Controlla segni e tipo di documento per rimborsi o note di credito.
• Verifica la valuta prima di sommare; un simbolo ambiguo può rimanere invariato.
• Esamina celle vuote e numeri rimasti testo a causa di un formato ambiguo.

Nella modalità per articolo, non sommare totali di fattura ripetuti. Usa l'importo della singola voce oppure un registro separato per documento.

Organizza gli export verificati in Excel

Aggiungi tu un identificativo del viaggio e il nome o collegamento del file originale, se necessari. Mantieni l'ordine delle colonne quando aggiungi esportazioni successive al file principale; IntoExcel non lo sincronizza automaticamente.

Nell'esempio ipotetico, conferma e fattura dell'hotel possono riguardare lo stesso soggiorno. Conserva entrambe come riferimento, ma scegli quale documento fornisce l'importo della spesa. Una ricevuta può attestare un pagamento senza rappresentare un acquisto aggiuntivo.

Filtra per cliente, fornitore, data o valuta e aggiungi categorie e stato di verifica. IntoExcel prepara tabelle; non gestisce prenotazioni, non segue cambiamenti dei voli, non riconcilia automaticamente i pagamenti e non converte valute con cambi in tempo reale.

Prova con pochi documenti

Inizia con una fattura aerea e una alberghiera leggibili su IntoExcel.com. Scegli poche colonne utili, controlla entrambi i risultati e aggiungi dettagli solo quando servono.

Conserva gli originali accanto al file verificato. Otterrai un registro consultabile che distingue informazioni di prenotazione, addebiti e pagamenti.