Fatture, ricevute ed estratti conto arrivano spesso in PDF, mentre il lavoro si svolge in Excel. Servono fornitori, date e importi in colonne coerenti per ordinare, filtrare e analizzare i dati.

Ci sono tre approcci pratici: inserire i dati manualmente, usare un assistente IA come ChatGPT oppure scegliere uno strumento dedicato come IntoExcel.com. Questa guida spiega i passaggi, i vantaggi e i limiti di ogni metodo.

Metodo 1: estrarre manualmente i dati delle fatture

Il metodo tradizionale consiste nell'aprire la fattura accanto a Excel e copiare o digitare ogni valore.

1. Crea colonne per fornitore, numero di fattura, data, subtotale, imposta, totale e valuta.
2. Apri il PDF e individua ogni dato.
3. Copia il testo selezionabile oppure digita i valori se il documento è una scansione.
4. Inserisci ogni valore nella colonna corretta.
5. Ripeti il processo per le altre fatture e confronta il foglio con gli originali.

Quando è utile: hai pochi valori da trasferire e vuoi controllare direttamente ogni inserimento.

Le difficoltà: le tabelle copiate possono perdere l'allineamento. La digitazione ripetitiva può portare a saltare righe, invertire cifre o confondere un subtotale con un totale. Con l'aumentare delle fatture, ripeti lo stesso lavoro per ogni file.

Metodo 2: usare un'IA come ChatGPT

Un assistente conversazionale permette di allegare un documento e descrivere la tabella desiderata. La guida di OpenAI sui file spiega come specificare un file di output e verificare il risultato.

Per una fattura, potresti provare questa istruzione:

Estrai fornitore, numero di fattura, data, subtotale, imposta, totale e valuta dalla fattura allegata. Usa una riga per fattura, conserva i riferimenti come testo e lascia vuoti i valori mancanti. Crea un file Excel e segnala i valori incerti da controllare.

Procedi quindi così:

1. Allega un PDF leggibile con gli strumenti per i file disponibili nel tuo account.
2. Specifica le colonne e se desideri righe per documento o per articolo.
3. Richiedi un file Excel, non soltanto una tabella nella conversazione.
4. Confronta il risultato con la fonte e chiedi le correzioni necessarie.

Quando è utile: vuoi un'estrazione occasionale e flessibile, oppure desideri porre anche domande sul documento.

A cosa prestare attenzione:

• Limiti dei documenti e di utilizzo: controlla i limiti attuali di caricamento, dimensione dei file e utilizzo del tuo account prima di preparare un gruppo numeroso di documenti. Non presumere che tutto possa essere elaborato in un'unica richiesta.
• Possibili errori: una tabella prodotta dall'IA può omettere una voce, leggere male un numero o collocare un valore nella colonna sbagliata. Anche un foglio ben presentato richiede verifica.
• Istruzioni e coerenza: definisci le stesse colonne e regole per le righe a ogni elaborazione. Richieste poco precise possono richiedere altri messaggi e modifiche alla formattazione.

Questo approccio può essere utile, ma scrivere e perfezionare le istruzioni fa parte del lavoro. Qui non viene indicato un numero fisso di documenti: consulta i limiti del prodotto e dell'account utilizzati.

Metodo 3: estrarre dati PDF con IntoExcel

IntoExcel offre un'interfaccia dedicata per scegliere i campi, estrarre i dati, verificarli ed esportarli in Excel. Effettui queste scelte nell'applicazione invece di scrivere un'istruzione per una chat.

Passaggio 1: caricare i file

Apri la pagina di estrazione IntoExcel e trascina PDF o immagini nell'area di caricamento, oppure selezionali manualmente.

Usa file separati per documenti indipendenti. Quando un file contiene più documenti distinti, IntoExcel elabora soltanto il primo.

Passaggio 2: scegliere i campi

Seleziona i campi predefiniti necessari, come fornitore, numero di fattura, data e totale. Aggiungi campi personalizzati per altre informazioni utili al tuo lavoro.

Per un campo personalizzato, scegli Auto, Testo, Numero, Percentuale o Valuta. Per esempio, usa Testo per un riferimento d'ordine, Numero per le spese di spedizione e Percentuale per uno sconto. I campi predefiniti hanno già un tipo assegnato.

Passaggio 3: scegliere le righe

Scegli una riga per documento per un elenco di fatture, oppure una riga per articolo per i dettagli dei prodotti o altri elementi ripetuti.

Esempio per documento con intestazioni in inglese. I campi selezionati determinano le colonne esportate.

Esempio per articolo con intestazioni in inglese. I valori condivisi possono ripetersi: non sommare i totali di fattura ripetuti come se fossero importi degli articoli.

Passaggio 4: estrarre, verificare ed esportare

Avvia l'estrazione, confronta i risultati con i documenti originali e correggi le celle necessarie. Scarica quindi la cartella di lavoro Excel.

Anche IntoExcel usa l'IA, quindi la verifica rimane necessaria. I valori mancanti restano vuoti e quelli ambigui richiedono attenzione. L'elaborazione è soggetta alle quote di estrazione dell'applicazione: un processo dedicato non significa utilizzo illimitato.

Quale metodo scegliere?

La tua situazione	Approccio da considerare
Pochi valori da copiare	Inserimento manuale
Un'attività occasionale con domande aggiuntive	Assistente IA
Estrazione ripetuta con colonne e righe definite	IntoExcel

Qualunque metodo tu scelga, controlla riferimenti, importi, valute e valori mancanti prima di usare il foglio. Inizia con un documento rappresentativo e valuta l'intero processo, comprese le correzioni.

Prova l'estrazione da PDF a Excel con IntoExcel.com.