Un fornitore può inviare un PDF digitale, una fattura scansionata o una fotografia. L'obiettivo resta trasferire le informazioni utili in Excel senza riscrivere ogni campo.

IntoExcel.com accetta PDF e immagini per l'estrazione con IA. Scegli le colonne e una riga per documento o per articolo. Una fonte leggibile e il controllo dei risultati restano essenziali: una scansione sfocata non garantisce il recupero dei dettagli perduti.

PDF digitale o fattura scansionata: cosa cambia?

Un PDF digitale contiene spesso testo selezionabile. Una scansione composta soltanto da immagini rappresenta la pagina come una fotografia, ma alcuni PDF scansionati includono anche un livello di testo ricercabile. La selezione del testo non basta quindi a stabilire origine e qualità.

Controlla numeri di fattura, separatori decimali e intestazioni. Una scansione nitida può essere più utile di un PDF esportato male con i totali tagliati.

IntoExcel invia il PDF o l'immagine al proprio modello di estrazione IA. Non devi scegliere una modalità OCR separata. Oltre a leggere le parole, il modello deve associare ogni valore alla colonna richiesta.

1. Prepara una fonte leggibile

Usa il PDF originale quando disponibile. Per scansioni o fotografie:

• Includi l'intera pagina, soprattutto riferimenti, totali e bordi delle tabelle.
• Mantieni la pagina dritta e il più possibile piatta.
• Evita riflessi, ombre sui numeri e sfocature.
• Controlla i caratteri piccoli con uno zoom normale.
• Includi le pagine rilevanti della stessa fattura.

Mantieni un documento distinto per file. Se un file contiene più fatture indipendenti, il flusso attuale elabora solo la prima. Caricale separatamente anziché riunirle in un unico file.

Apri la pagina di estrazione IntoExcel e aggiungi il PDF o l'immagine.

2. Seleziona i campi adatti al foglio

Espandi Fattura, ricevuta e ordine di acquisto e seleziona i campi necessari. Aprire la categoria mostra soltanto i campi; Seleziona tutto seleziona l'intera categoria.

Per un registro, parti da fornitore, numero di fattura, data, imponibile, imposte, totale e valuta. Aggiungi campi degli articoli solo se ti serve quel dettaglio.

Informazione	Tipo consigliato	Motivo
Numero di fattura o riferimento prodotto	Testo	Conservare lettere e zeri iniziali
Data della fattura	Testo	Mantenere la data scritta per il controllo
Importo, quantità o prezzo unitario	Numero	Consentire calcoli se riconosciuti chiaramente
Aliquota fiscale	Percentuale	Visualizzare il valore come percentuale
Valuta	Valuta	Usare un codice se il documento lo stabilisce

I campi predefiniti hanno già un tipo. Per altri dati, usa Crea campi personalizzati, inserisci un nome preciso e scegli Automatico, Testo, Numero, Percentuale o Valuta. “Riferimento dell'ordine riportato sulla fattura” è più chiaro di “Riferimento”.

3. Scegli righe per documento o per articolo

Scegli una riga per documento per un registro delle fatture con i valori selezionati.

Esempio con intestazioni in inglese. Le colonne effettive dipendono dalla tua selezione.

Scegli una riga per articolo per separare descrizioni, quantità e prezzi unitari.

Esempio di tabella dettagliata con intestazioni in inglese. I dati comuni della fattura possono ripetersi.

Non sommare un totale di fattura ripetuto come se fosse l'importo di ogni articolo. Per un totale di riga stampato, crea un campo Numero come “Totale di riga al netto delle imposte come riportato”. Prezzo unitario e totale di riga sono valori diversi.

4. Controlla la tabella estratta

Avvia l'estrazione e confronta i risultati modificabili con l'originale prima di esportare. Verifica:

• Riferimenti in cui uno zero può assomigliare alla lettera O.
• Separatori decimali e importi negativi, soprattutto nelle note di credito.
• Imponibile, imposte e totale assegnati alle colonne corrette.
• Descrizione, quantità e prezzo allineati sulla stessa riga.
• Presenza di tutte le pagine e degli articoli rilevanti.

Le informazioni mancanti producono celle vuote. Le valute ambigue possono mantenere il simbolo. Un numero che non può essere normalizzato con sicurezza può restare testo: correggilo prima di usarlo nei calcoli.

Il limite attuale è di 500 righe di output per file. Controlla gli avvisi di troncamento. Se non vengono trovati articoli ripetuti o tabelle indipendenti creano ambiguità, la modalità per articolo può restituire un riepilogo del documento.

5. Esporta e usa il file Excel

Esporta dopo il controllo. I numeri riconosciuti chiaramente diventano celle numeriche e le percentuali ricevono il formato appropriato. Le date restano testo. Le impostazioni di Excel influenzano i decimali: verifica il file nell'ambiente in cui verrà usato.

Colonne coerenti facilitano il confronto tra fornitori, ma non garantiscono un'estrazione corretta da qualsiasi fonte. Conserva le fatture originali per le verifiche.

Se una scansione produce risultati insufficienti

Migliora la fonte prima di riprovare: richiedi il PDF originale, ripeti la scansione o scatta una nuova foto con un'illuminazione migliore. Nomi di campo più elaborati non ripristinano cifre assenti o illeggibili.

Per un test ipotetico, usa una fattura digitale leggibile e una scansione leggibile con le stesse colonne. Confronta ogni risultato con il proprio originale e annota valori mancanti o errati, senza giudicare soltanto l'aspetto della tabella.

Prova pochi file rappresentativi su IntoExcel.com. Scegli campi e modalità delle righe, verifica il risultato ed esporta la tabella controllata.