I migliori campi da estrarre da una fattura sono quelli necessari per la tua prossima attività. Un elenco di fatture richiede colonne diverse da un confronto dei prezzi dei prodotti.

Con IntoExcel.com, puoi selezionare campi, aggiungere colonne personalizzate e scegliere una riga per documento o per articolo. Inizia con una selezione piccola e coerente, poi aggiungi i dettagli utili.

Sette campi per iniziare un elenco di fatture

Questi campi offrono un punto di partenza per le fatture dei fornitori:

Campo	Tipo in IntoExcel	Utilità
Nome del fornitore	Testo	Raggruppare le fatture per fornitore
Numero di fattura	Testo	Trovare il documento e verificare possibili duplicati
Data della fattura	Testo	Registrare la data indicata
Subtotale della fattura	Numero	Separare l'importo prima delle imposte
Importo IVA della fattura	Numero	Acquisire l'imposta indicata
Totale della fattura	Numero	Registrare il totale dichiarato
Valuta	Valuta	Identificare la moneta degli importi

Questi campi predefiniti hanno già un tipo assegnato. Scegli una riga per documento per un elenco come questo:

Esempio di esportazione con intestazioni in inglese. I campi selezionati determinano le colonne.

Distinguere riferimenti e date

I numeri di fattura possono contenere lettere, barre e zeri iniziali: trattali come testo. Fornitori diversi possono usare lo stesso numero. Confronta insieme fornitore e riferimento quando cerchi duplicati, poi verifica gli originali.

La data della fattura non coincide necessariamente con la scadenza o la data del servizio. Le date sono estratte come testo: controlla i formati ambigui prima di convertirle per calcoli in Excel.

Separare importi e valuta

Subtotale, imposta e totale sono valori diversi. Non confondere il totale della fattura con il saldo residuo dopo un acconto o pagamento. Aggiungi un campo personalizzato preciso se ti serve quel saldo.

La valuta identifica la moneta, non l'importo. IntoExcel riceve l'istruzione di usare un codice quando la valuta è chiara e mantenere il simbolo in caso di incertezza. Tieni separate le valute quando sommi gli importi.

Aggiungere campi degli articoli per analizzare gli acquisti

Scegli una riga per articolo per confrontare prodotti, quantità o prezzi.

Mantieni fornitore e numero di fattura come riferimenti comuni e seleziona:

• Nome dell'articolo — Testo: descrizione del prodotto o servizio.
• Quantità — Numero: quantità indicata.
• Prezzo unitario — Numero: prezzo per l'unità specificata.
• Percentuale IVA — Percentuale: aliquota associata all'articolo.
• Importo IVA dell'articolo — Numero: imposta associata all'articolo.

Esempio per articolo con intestazioni in inglese. I campi sopra sono predefiniti; aggiungi un campo Numero personalizzato per il totale di riga se necessario.

Usa un'etichetta precisa come «Totale di riga al netto delle imposte indicato in fattura». Sconti, spedizione o arrotondamenti possono impedire di ricostruire ogni totale moltiplicando quantità e prezzo unitario.

Il totale della fattura può ripetersi per ogni articolo. Non sommarlo come un importo di riga. Controlla anche se le quantità rappresentano pezzi, confezioni, ore o altre unità prima di confrontare i prezzi.

Aggiungere campi personalizzati utili

In base al documento, puoi richiedere:

Campo personalizzato	Tipo suggerito	Utilità
Riferimento ordine di acquisto	Testo	Collegare a un ordine
Data di scadenza stampata	Testo	Acquisire una data distinta
Codice prodotto del fornitore	Testo	Conservare gli identificatori
Unità di misura	Testo	Distinguere pezzi, scatole o ore
Spese di spedizione al netto delle imposte	Numero	Separare i costi di spedizione
Percentuale di sconto	Percentuale	Acquisire una percentuale indicata

Sono esempi di richieste, non garanzie che ogni fattura contenga quei valori. Le informazioni mancanti devono restare vuote.

Altri campi predefiniti includono indirizzo e partita IVA del fornitore, nome del cliente e indirizzi di fatturazione e consegna. Sceglili per un'esigenza concreta invece di raccogliere tutto automaticamente.

Selezionare ed estrarre con IntoExcel

1. Apri la pagina di estrazione IntoExcel e carica fatture PDF o immagini leggibili.
2. Espandi la categoria delle fatture e seleziona i campi. Aprirla non seleziona tutto: usa il pulsante di selezione completa se necessario.
3. Aggiungi campi personalizzati con Auto, Testo, Numero, Percentuale o Valuta.
4. Scegli l'organizzazione delle righe e avvia l'estrazione.
5. Verifica e correggi i risultati, poi scarica Excel.

Usa file separati per documenti indipendenti. Se un file contiene più documenti distinti, IntoExcel elabora solo il primo.

Verificare i valori prima di usarli

Confronta fornitori, riferimenti, date e importi con gli originali. Distingui aliquote e importi delle imposte e controlla valori mancanti o ambigui. Una cella vuota non è uno zero.

IntoExcel usa l'IA e può commettere errori. Estrarre un'imposta non ne conferma il trattamento corretto, e scaricare un foglio non crea automaticamente registrazioni contabili.

Inizia con l'elenco di sette campi e aggiungi i dettagli necessari alla tua attività. Mantieni poi la stessa selezione per documenti comparabili.

Scegli i campi delle fatture con IntoExcel.com.