Copiare nomi dei fornitori, numeri di fattura e importi in Excel aggiunge attività ripetitive al lavoro contabile. L'estrazione dei dati può ridurre la digitazione preparando una prima versione del foglio di calcolo da verificare.

Con IntoExcel.com, scegli le colonne necessarie e decidi se ogni riga deve rappresentare un documento o un singolo articolo. Dopo l'estrazione, puoi controllare e modificare i risultati prima di scaricare il file Excel.

Dove l'inserimento dei dati contabili richiede tempo

Un elenco di fatture nasce spesso dalla stessa sequenza: aprire un file, trovare il fornitore e il riferimento, copiare la data e gli importi, quindi passare al documento successivo. Le diverse impaginazioni delle fatture rendono più difficile uniformare il lavoro.

Automatizzare l'estrazione dei dati dalle fatture sposta parte dell'attività dalla digitazione alla verifica. L'obiettivo è copiare meno valori mantenendo il controllo sui dati utilizzati.

Scegliere i campi necessari al foglio di calcolo

Inizia dalle colonne utili alla tua attività. Per un elenco di fatture, puoi selezionare:

Campo	Tipo	Utilità
Nome del fornitore	Testo	Identificare il fornitore
Numero di fattura	Testo	Conservare i riferimenti, inclusi gli zeri iniziali
Data della fattura	Testo	Mantenere la data come testo estratto
Subtotale della fattura	Numero	Registrare l'importo prima delle imposte
Importo IVA della fattura	Numero	Registrare l'imposta indicata
Totale della fattura	Numero	Registrare il totale indicato
Valuta	Valuta	Identificare la valuta separatamente dagli importi

I campi predefiniti di IntoExcel hanno già un tipo assegnato. Quando crei un campo personalizzato, indica un nome chiaro e scegli Auto, Testo, Numero, Percentuale o Valuta. Per esempio, usa Testo per un riferimento all'ordine di acquisto e Percentuale per un'aliquota.

Il tipo Valuta serve a identificare la moneta, non a estrarre un importo. Se il documento non identifica chiaramente la valuta, nel risultato può rimanere un simbolo da verificare.

Estrarre i dati delle fatture in Excel con IntoExcel

1. Caricare i documenti

Apri lo strumento di estrazione IntoExcel e seleziona o trascina i tuoi PDF o le immagini. Usa un file per documento: quando un file contiene più documenti distinti, viene elaborato solo il primo.

2. Selezionare le colonne

Scegli i campi predefiniti necessari e aggiungi quelli personalizzati. Un'etichetta precisa come «Riferimento ordine di acquisto» descrive meglio la richiesta rispetto a «Riferimento».

3. Scegliere una riga per documento o per articolo

Una riga per documento è adatta a un elenco con fornitore, numero di fattura e totale per ogni file.

Esempio di foglio per documento. Le colonne dipendono dai campi selezionati. La schermata mostra intestazioni in inglese.

Una riga per articolo è adatta a un'analisi dettagliata degli acquisti. Seleziona nome dell'articolo, quantità, prezzo unitario e aliquota, insieme al riferimento della fattura.

Esempio di righe per articolo con intestazioni in inglese. I valori della fattura possono ripetersi per ogni articolo: non sommare un totale di fattura ripetuto come se fosse l'importo di ogni articolo.

4. Estrarre, controllare e scaricare

Avvia l'estrazione, confronta i risultati con i documenti originali e correggi le celle necessarie. Poi scarica il file Excel.

L'esportazione fornisce un foglio di calcolo da utilizzare; da sola, non crea registrazioni nel tuo software contabile.

Un esempio ipotetico di risparmio di tempo

Supponiamo che tu elabori 200 fatture al mese. Solo a titolo illustrativo, immaginiamo che l'inserimento manuale e il controllo richiedano tre minuti per fattura:

• Processo manuale: 200 × 3 minuti = 10 ore.
• Processo con estrazione: ipotizziamo 1 ora per preparazione, caricamento, elaborazione ed esportazione, più 1 minuto per fattura per verifica e correzioni.
• Tempo totale con estrazione: 4 ore e 20 minuti, con una differenza di 5 ore e 40 minuti.

Sono ipotesi inventate per pianificare il lavoro, non misurazioni delle prestazioni di IntoExcel né risultati di un cliente. Documenti complessi e ulteriori correzioni possono ridurre o annullare il risparmio. Prova un gruppo rappresentativo di documenti e misura l'intero processo, inclusa la verifica.

Cosa controllare prima di usare il foglio di calcolo

Confronta riferimenti, date, totali e imposte con gli originali. Un valore mancante è rappresentato da una cella vuota: verifica queste celle invece di considerarle pari a zero.

Mantieni separati gli importi in valute diverse. Controlla i simboli ambigui e assicurati che i valori destinati ai calcoli siano numeri e non testo. Le date vengono estratte come testo: convertile in Excel se devi effettuare calcoli sulle date.

Per le righe per articolo, verifica che siano presenti gli articoli previsti e distingui i loro importi dai totali del documento ripetuti. Controlla inoltre di non aver caricato due volte la stessa fattura.

Iniziare con pochi documenti

Scegli alcune fatture con impaginazioni diverse, definisci le colonne del tuo elenco e confronta i risultati esportati con gli originali. Potrai così valutare concretamente come integrare l'estrazione nel tuo lavoro contabile.

Estrai i tuoi documenti contabili con IntoExcel.com.