I documenti aziendali diventano più facili da confrontare quando le informazioni utili sono organizzate in colonne coerenti. Non serve però estrarre ogni valore disponibile. Decidi prima cosa vuoi monitorare: spese, ordini, movimenti bancari, scorte o date degli accordi.

Ecco 10 tipi di documenti da cui le aziende dovrebbero estrarre dati, con campi consigliati e controlli pratici. IntoExcel.com permette di caricare PDF o immagini, scegliere campi predefiniti o personalizzati, verificare i risultati ed esportarli in Excel. Sono suggerimenti da provare sui tuoi documenti, non una garanzia di lettura corretta di qualsiasi impaginazione.

1. Fatture dei fornitori

Campi utili: fornitore, numero della fattura, data, imponibile, imposte, totale e valuta.

Scegli una riga per documento per creare un registro delle fatture. Per analizzare gli acquisti, usa una riga per articolo con descrizione, quantità e prezzo unitario. Mantieni i riferimenti come Testo per conservare gli zeri iniziali. Distingui le note di credito dai nuovi addebiti.

2. Ricevute e giustificativi di spesa

Campi utili: esercente, data, riferimento della ricevuta, imposte, totale e valuta.

La tabella può supportare il controllo delle spese. Nome del dipendente, stato del rimborso e categorie interne potrebbero non comparire sulla ricevuta: aggiungili tu in Excel. Non chiedere all'estrazione di inventarli. Controlla le stampe sbiadite e distingui l'importo pagato dal resto restituito.

3. Ordini di acquisto

Campi utili: numero d'ordine, fornitore, data, riferimento del prodotto, quantità ordinata, prezzo unitario e data di consegna indicata.

Una riga per articolo facilita il confronto con fatture e consegne. Separa quantità ordinate e consegnate. Un ordine documenta un acquisto richiesto; da solo non dimostra che la merce sia arrivata o che il pagamento sia stato effettuato.

4. Estratti conto bancari

Campi utili: data del movimento, descrizione, riferimento, addebito, accredito, valuta ed eventuale saldo dopo il movimento.

Usa la modalità per articolo per ottenere una riga per movimento. Dai nomi precisi ai campi personalizzati, come “Addebito come riportato” e “Accredito come riportato”. Controlla segni, periodi e saldi iniziale e finale. L'estrazione prepara la riconciliazione, ma non abbina automaticamente movimenti e fatture.

5. Report finanziari

Campi utili: periodo, indicatore o voce contabile, importo riportato, valuta e scala dei valori.

Un report può mescolare consuntivi, budget e periodi precedenti. Richiedi “Importo consuntivo del periodo corrente” anziché soltanto “Importo”. Annota se le cifre sono espresse in unità o migliaia. Per tabelle indipendenti, utilizza una sezione ben delimitata anziché presumere che tutte le righe appartengano allo stesso insieme.

6. Cataloghi e listini prezzi

Campi utili: codice prodotto, descrizione, confezionamento, unità di misura, prezzo indicato e valuta.

Una riga per prodotto offre una base per confrontare i fornitori. Usa Testo per i codici, anche se contengono solo cifre. Verifica se il prezzo riguarda un pezzo, una scatola o un'altra unità e se comprende le imposte. La tabella rappresenta il catalogo fornito in un determinato momento.

7. Documenti di trasporto e consegna

Campi utili: numero del documento, riferimento dell'ordine, data di consegna indicata, codice prodotto e quantità consegnata.

Usa la modalità per articolo e confronta il risultato con la tabella degli ordini in Excel. Controlla consegne parziali e differenze nelle unità. Le quantità scritte sul documento vanno comunque confrontate con i tuoi registri di ricevimento: l'estrazione non verifica l'arrivo fisico della merce.

8. Contratti e accordi di servizio

Campi utili: riferimento, parti nominate, data di firma, date di inizio e fine indicate e condizioni di pagamento come scritte.

Una riga per accordo aiuta a creare un registro consultabile. Usa campi Testo per date e clausole. Rileggi gli originali e le eventuali modifiche prima di affidarti alla tabella. Si tratta di estrarre informazioni esplicite, non di interpretare obblighi o calcolare automaticamente scadenze.

9. Report di inventario

Campi utili: data del report, codice prodotto, ubicazione, quantità in stock e unità di misura.

Scegli una riga per voce di inventario. Conserva ubicazione e data per non unire per errore magazzini o periodi diversi. Lo stock estratto è una fotografia della situazione, non un inventario aggiornato in tempo reale. Controlla i codici ripetuti prima di eliminare presunti duplicati.

10. Documenti di spedizione

Campi utili: riferimento della spedizione, vettore, origine, destinazione, data di invio, numero di colli, peso e costo di trasporto indicato.

Scegli la modalità per documento per un registro delle spedizioni o per articolo per una distinta del contenuto. Separa date previste ed effettive quando compaiono entrambe. La tabella aiuta a esaminare le spedizioni, ma non offre tracciamento in tempo reale né conferma la consegna.

Scegli la struttura Excel prima dell'estrazione

Usa una riga per documento per un registro di riferimenti, date e totali.

Esempio di tabella per documento. Le intestazioni della schermata sono in inglese.

Usa una riga per articolo per prodotti, movimenti o voci di inventario. I valori comuni possono ripetersi: non sommare un totale di fattura ripetuto come se fosse l'importo di ciascun articolo.

Esempio di tabella dettagliata con intestazioni in inglese. Scegli colonne che descrivano gli elementi ripetuti richiesti.

Configura l'estrazione in IntoExcel

1. Apri la pagina di estrazione dei documenti IntoExcel e carica il PDF o l'immagine.
2. Seleziona i campi predefiniti utili o crea campi personalizzati con nomi chiari.
3. Scegli il tipo: Automatico, Testo, Numero, Percentuale o Valuta. Usa Testo per date e identificativi; per importi e quantità serve generalmente Numero.
4. Seleziona righe per documento o articolo e avvia l'estrazione.
5. Confronta la tabella con l'originale ed esportala in Excel.

I valori mancanti producono celle vuote. Una valuta ambigua può mantenere il simbolo anziché ricevere un codice presunto. Controlla questi valori prima di sommare importi provenienti da file diversi.

Mantieni un documento distinto per file: il flusso attuale elabora soltanto il primo documento di un file combinato. L'output è limitato a 500 righe per file; controlla gli avvisi di troncamento. Se gli elementi ripetuti sono ambigui, il risultato può ridursi a un riepilogo del documento.

Inizia da un'attività ricorrente

Un esempio ipotetico di gestione acquisti potrebbe confrontare un ordine, un documento di consegna e una fattura. Estrai ciascuno separatamente e confronta riferimenti, quantità e importi in Excel. IntoExcel prepara le tabelle; l'abbinamento e l'analisi delle differenze restano da svolgere.

Inizia con pochi file rappresentativi su IntoExcel.com. Conserva gli originali insieme ai fogli verificati e aggiungi colonne solo quando rispondono a un'esigenza precisa.