Un dossier de PDF conserve vos documents, mais ne donne pas une vue d'ensemble des informations qu'ils contiennent. Pour retrouver une facture, comparer des achats ou préparer un rapport, vous pouvez devoir rouvrir les mêmes fichiers plusieurs fois.

Conserver les données essentielles dans Excel crée un index de travail à côté des originaux. Avec IntoExcel.com, vous pouvez extraire les valeurs sélectionnées dans des PDF et images, les vérifier et télécharger un tableau pour commencer cet index.

Retrouver les informations sans rouvrir chaque document

Un registre cohérent place références, dates, fournisseurs et montants dans des colonnes prévisibles. Vous pouvez rechercher une référence, trier par fournisseur ou filtrer les lignes à examiner.

Le tableau facilite la recherche et la comparaison ; gardez les originaux pour les détails et les vérifications. Ajoutez le nom du fichier source ou un lien dans votre classeur principal pour revenir au document concerné.

Comparer les données avec les mêmes colonnes

Des fournisseurs différents présentent parfois la même information à des endroits différents. Réunir les valeurs choisies dans une structure commune facilite la comparaison.

Vous pouvez notamment rechercher :

• Les factures d'un fournisseur.
• Les achats contenant le même produit.
• Les lignes à vérifier parce qu'une information manque.
• Les références de document qui apparaissent plusieurs fois.

Ces opérations se font sur le tableau vérifié. IntoExcel prépare les données extraites ; il ne rapproche pas automatiquement les paiements et ne détecte pas tous les doublons.

Définir une structure utile avant l'extraction

« Toutes vos données documentaires » ne signifie pas placer chaque mot dans une feuille immense. Regroupez les données comparables et séparez les sujets différents dans des feuilles ou fichiers distincts.

Pour un registre de factures, commencez par :

Colonne	Utilité
Fournisseur	Identifier l'émetteur
Référence de facture	Retrouver la ligne et vérifier les doublons possibles
Date de facture	Organiser les pièces selon la date indiquée
Sous-total, taxe et total	Séparer les différents montants
Devise	Éviter d'additionner des devises différentes
Fichier source ou lien	Revenir à l'original ; à ajouter dans Excel
Statut de vérification	Suivre vos contrôles ; à maintenir dans Excel

Conservez les mêmes intitulés pour les lots suivants. Un bon de commande et la facture associée peuvent concerner le même achat : distinguez les types de documents au lieu d'additionner leurs totaux.

Décider ce que représente une ligne

Choisissez une ligne par document pour une vue d'ensemble des factures ou reçus.

Exemple d'export par document, avec des en-têtes en anglais. Les champs sélectionnés déterminent les colonnes.

Choisissez une ligne par article pour les produits individuels ou les éléments répétés, comme les opérations bancaires.

Exemple d'export par article, avec des en-têtes en anglais. Les références permettent de regrouper les lignes liées.

Ne mélangez pas synthèses et lignes d'articles dans le même calcul de total. Un total de document peut se répéter sur chaque ligne : les additionner compterait plusieurs fois le même montant.

Créer le premier fichier avec IntoExcel

1. Ouvrez la page d'extraction IntoExcel et importez des PDF ou images lisibles.
2. Sélectionnez les champs prédéfinis ou créez des champs personnalisés.
3. Pour ces derniers, choisissez Auto, Texte, Nombre, Pourcentage ou Devise. Utilisez Texte pour les références et Nombre pour les montants.
4. Choisissez le mode de lignes et lancez l'extraction.
5. Comparez aux originaux, corrigez les cellules nécessaires et téléchargez Excel.

Conservez les documents distincts dans des fichiers séparés. Si un fichier contient plusieurs documents indépendants, IntoExcel ne traite que le premier.

L'export contient les colonnes demandées. Ajoutez vous-même les liens sources et les statuts de vérification : ce ne sont pas des valeurs que l'IA doit inventer à partir du document.

Garder un classeur utile dans le temps

Pour chaque nouveau lot, utilisez les mêmes champs, vérifiez les résultats et ajoutez les lignes contrôlées au classeur principal dans Excel. Le téléchargement IntoExcel est un export du lot, pas une mise à jour automatique d'un classeur existant.

Avant de réunir les lots :

• Faites correspondre les noms de colonnes et les modes de lignes.
• Recherchez les doublons possibles avec le fournisseur et la référence, puis confirmez avec les originaux.
• Séparez les montants de devises différentes.
• Vérifiez les nombres destinés aux calculs. Les dates sont extraites sous forme de texte et peuvent nécessiter une conversion.
• Contrôlez les cellules vides sans les considérer comme des zéros.
• Conservez une sauvegarde avant des modifications importantes.

Dans un processus mensuel hypothétique, vous pourriez exporter les nouvelles factures, les vérifier, ajouter les liens sources et compléter votre registre. C'est une suggestion de méthode, pas un cas client.

Commencer par les informations vraiment utiles

Un bon classeur doit rester compréhensible, vérifiable et facile à maintenir. Commencez avec quelques colonnes répondant à une tâche récurrente.

IntoExcel utilise l'IA et peut faire des erreurs : la vérification reste nécessaire. Une fois contrôlé, le tableau devient une base réutilisable pour vos recherches, comparaisons et rapports.

Créer votre tableau de données documentaires avec IntoExcel.com.