Si votre travail commence souvent par un PDF et se termine dans un tableau, vous connaissez la routine : chercher une référence, copier une date, saisir un montant, puis recommencer. L'extraction automatique peut prendre en charge une partie de ce transfert pour vous laisser davantage de place pour la vérification et l'utilisation des données.

IntoExcel.com transforme les données demandées dans des PDF et images en un tableau modifiable à exporter vers Excel. Les cinq métiers suivants se prêtent à ce processus. Son intérêt dépend de vos documents et du contrôle nécessaire, pas seulement de votre profession.

Les exemples sont des pistes de travail, et non des témoignages clients ou des performances mesurées.

1. Comptables : préparer un registre de factures

Les factures fournisseurs et les justificatifs de dépenses contiennent des informations qu'il faut souvent réunir dans un même tableau.

Champs à extraire : fournisseur, numéro de facture, date, sous-total, montant de taxe, total et devise.

Choisissez une ligne par document pour constituer un registre. Après vérification, vous pouvez trier le fichier par fournisseur ou par date et l'utiliser dans votre processus comptable habituel.

Exemple d'une ligne par document, avec des en-têtes en anglais. Les champs sélectionnés déterminent les colonnes.

Comparez les références et les montants aux originaux, puis recherchez les documents en double. Un export Excel ne crée pas à lui seul des écritures dans un logiciel comptable.

2. Équipes achats : comparer les articles des fournisseurs

Bons de commande, devis et factures peuvent présenter des produits avec des quantités, prix et références différents. Un tableau facilite leur comparaison.

Champs à extraire : fournisseur, référence du document, description du produit, code article fournisseur, quantité, prix unitaire et devise. Ajoutez des champs personnalisés si les options prédéfinies ne suffisent pas.

Choisissez une ligne par article pour obtenir le détail des produits. Dans Excel, comparez des unités équivalentes et séparez les devises avant de conclure sur les prix.

Exemple par article, avec des en-têtes en anglais. Les totaux de facture peuvent se répéter : ne les additionnez pas comme des montants d'articles.

Un acheteur pourrait, par exemple, comparer un produit dans deux devis. Il doit encore vérifier si un prix concerne une unité et l'autre un lot.

3. Responsables e-commerce : organiser les achats

Les factures fournisseurs et listes de colisage peuvent servir à préparer un tableau des produits achetés sans recopier chaque ligne.

Champs à extraire : fournisseur, référence de facture, code produit, description, quantité et prix unitaire.

Choisissez Texte pour les champs personnalisés de codes produits afin de les traiter comme des références, et Nombre pour les quantités et montants. Vérifiez les codes et les quantités avant d'utiliser l'export dans un tableau de coûts d'achat.

Un vendeur fictif pourrait rapprocher ces données vérifiées de ses ventes et frais enregistrés ailleurs. IntoExcel extrait les valeurs demandées ; il ne calcule pas automatiquement une marge complète et ne synchronise pas le stock d'une boutique.

4. Analystes financiers : préparer les données sources

Relevés bancaires, notes de frais et autres documents financiers peuvent contenir des éléments répétés à transférer dans un tableau.

Champs à extraire : date d'opération, description, débit, crédit, devise ou valeur relative à une période précisément nommée, selon le document.

Utilisez les lignes par article pour les opérations et les lignes par document pour une synthèse. Si un rapport comporte plusieurs tableaux indépendants, précisez les champs et vérifiez que les résultats concernent le bon tableau et la bonne période.

Par exemple, « Chiffre d'affaires de l'exercice clos en 2025 » est plus précis que « Chiffre d'affaires ». L'extraction prépare les données ; les calculs, l'interprétation et les contrôles restent à réaliser.

5. Coordinateurs logistiques : réunir les données de livraison

Bons de livraison, listes de colisage et documents de transport contiennent des références à comparer aux commandes ou aux réceptions.

Champs à extraire : référence de livraison, numéro de commande, code article, quantité expédiée, destination et date de livraison indiquée sur le document.

Choisissez une ligne par document pour un registre de livraisons ou une ligne par article pour leur contenu. Un intitulé précis comme « Quantité expédiée » distingue les produits envoyés des produits commandés.

Un coordinateur fictif pourrait comparer l'export vérifié à une liste de commandes dans Excel. La date ou le statut du document ne constitue pas un suivi en direct : IntoExcel ne met pas à jour les événements de transport.

Utiliser IntoExcel dans votre travail

1. Ouvrez la page d'extraction IntoExcel et importez des PDF ou images lisibles.
2. Sélectionnez les champs prédéfinis ou ajoutez des champs personnalisés de type Auto, Texte, Nombre, Pourcentage ou Devise.
3. Choisissez une ligne par document ou une ligne par article avant l'extraction.
4. Comparez le tableau aux sources, corrigez les cellules nécessaires et téléchargez le classeur Excel.

Conservez les documents distincts dans des fichiers séparés. Si un fichier contient plusieurs documents indépendants, IntoExcel ne traite que le premier.

Commencer par une tâche récurrente

Choisissez une tâche répétitive, définissez le tableau attendu et testez un lot représentatif. Comptez le temps de vérification et de correction, en plus du temps d'extraction.

IntoExcel utilise l'IA et peut faire des erreurs. Contrôlez les valeurs manquantes, les devises ambiguës et les avertissements. Une cellule vide signifie qu'une valeur n'a pas été trouvée, pas qu'elle vaut zéro.

Pour ces cinq métiers, l'objectif est commun : consacrer moins d'efforts au transfert des informations tout en gardant la maîtrise du résultat final.

Testez votre processus documentaire avec IntoExcel.com.