Un tableau de factures utile ne se limite pas à du texte copié. Chaque colonne doit correspondre à un champ, chaque ligne avoir un sens précis et les montants pouvoir servir aux calculs. C’est la base pour extraire des factures dans un fichier Excel structuré.

Avec IntoExcel.com, vous pouvez importer des factures PDF ou des images, choisir les champs, vérifier le tableau extrait et l’exporter vers Excel. Voici comment préparer cette structure.

1. Définir ce que représente une ligne

Structure	Usage adapté	Champs à prévoir
Une ligne par document	Registre des factures et suivi global	Fournisseur, numéro, date, sous-total, taxe, total, devise
Une ligne par article	Détail des produits ou services	Numéro de facture, description, quantité, prix unitaire, montant de ligne, devise

Dans un exemple hypothétique, une facture contenant trois lignes de produits donne une ligne récapitulative en mode document, ou trois lignes en mode article si les éléments sont identifiables. Le numéro de facture peut se répéter sur chaque ligne.

Ne sommez pas les totaux de facture répétés dans un tableau par article. Additionnez les montants des lignes appropriées ou utilisez un export séparé par document pour les totaux.

Exemple de registre avec une ligne par facture.

2. Préparer des fichiers lisibles

Conservez une facture distincte par fichier. Une facture de plusieurs pages peut rester dans le même PDF. En revanche, séparez les factures indépendantes regroupées dans un PDF : la consigne actuelle d’extraction ne traite que le premier document distinct.

Sur les scans et photos, vérifiez que les montants, descriptions et bords des pages sont visibles. Évitez les totaux coupés, les images floues et les pages manquantes. L’IA ne garantit pas une lecture parfaite de tous les scans.

Gardez les originaux pour contrôler les valeurs incertaines.

3. Choisir les colonnes et leurs types

Ouvrez la page d’extraction IntoExcel. Dépliez la catégorie des factures, cochez les champs souhaités ou utilisez le bouton de sélection de tous les champs. Ajoutez des champs personnalisés si nécessaire.

Colonne suggérée	Type	Utilité
Numéro de facture ou référence de commande	Texte	Préserver les zéros initiaux et les lettres
Fournisseur et date de facture	Texte	Conserver noms et dates sous forme de texte
Sous-total, montant de taxe et total	Nombre	Permettre les calculs lorsque la valeur est claire
Taux de taxe	Pourcentage	Afficher un taux
Devise de la facture	Devise	Séparer la monnaie du montant
Référence de projet ou centre de coûts	Texte	Extraire un identifiant personnalisé

Les champs personnalisés proposent Auto, Texte, Nombre, Pourcentage et Devise. Préférez « Référence du bon de commande » à « Référence » lorsque plusieurs identifiants figurent sur la facture. Auto laisse l’extraction choisir le type ; un type explicite donne davantage de contrôle.

Ces colonnes sont des suggestions : toutes les factures ne contiennent pas toutes ces informations.

4. Choisir le mode de lignes et lancer l’extraction

Avant de lancer l’extraction, choisissez une ligne par document ou une ligne par article. Utilisez les mêmes champs pour les factures que vous souhaitez comparer.

En mode document, les valeurs répétées peuvent être regroupées dans un résumé textuel. Pour analyser séparément les quantités, prix et descriptions, choisissez plutôt le mode article.

Exemple de détail par article. Les champs communs à la facture peuvent se répéter.

La sortie actuelle est limitée à 500 lignes par fichier. Lisez les messages de limite ou d’ambiguïté. Si aucun article répété n’est trouvé, l’extraction peut renvoyer une ligne de document : cela ne prouve pas que la facture ne contient qu’un article.

5. Vérifier les valeurs avant l’export Excel

Contrôlez le tableau modifiable avec les originaux :

• Numéro de facture, fournisseur et date.
• Sous-total, taxe et total, y compris remises ou ajustements.
• Nombre d’articles et quantités.
• Montants négatifs et avoirs.
• Cellules vides à vérifier plutôt qu’à remplacer automatiquement par zéro.

Les valeurs absentes deviennent des cellules Excel vides. Zéro et information manquante n’ont pas le même sens.

Les montants non ambigus sont exportés comme nombres. Excel peut afficher les séparateurs selon ses paramètres : la virgule française n’impose pas de stocker les montants en texte. Les dates restent actuellement du texte ; uniformisez leur format si vous avez besoin d’un tri chronologique fiable.

Les pourcentages utilisent des fractions numériques avec un format pourcentage. Les devises deviennent des codes lorsque le document est clair ; un symbole incertain comme $ ou kr peut être conservé. IntoExcel ne convertit pas les taux de change : séparez les devises dans vos calculs.

6. Exporter et réutiliser la structure

Exportez le tableau vérifié dans un classeur Excel. Réutilisez les mêmes noms de colonnes pour les prochains lots et séparez les totaux par facture de l’analyse par article. Avant de réunir plusieurs exports, recherchez les doublons à l’aide du fournisseur et de la référence de facture.

Un fichier structuré facilite le tri et le contrôle, mais la facture d’origine reste la référence en cas de valeur manquante ou contestée.

Commencez avec quelques factures représentatives sur la page d’extraction IntoExcel.com. Définissez colonnes et lignes, vérifiez les résultats, puis réutilisez cette structure.