Pour un même voyage, un agent peut recevoir une facture aérienne, une confirmation d’hôtel et un reçu de paiement. Les regrouper dans Excel facilite la recherche, mais ces trois fichiers ne représentent pas forcément trois dépenses distinctes.

Ce scénario est hypothétique, pas un témoignage client. Il montre comment un agent pourrait utiliser IntoExcel.com pour extraire les données de factures de vols et d’hôtels. Aucun résultat client ni gain mesuré n’est présenté.

Commencer par un registre des documents

Imaginons un agent qui organise les justificatifs du voyage d’un client. Il commence par distinguer facture, confirmation de réservation, billet et reçu.

Choisissez une ligne par document. Conservez ensemble fournisseur, référence, date, montant et devise. Une référence de réservation n’est pas nécessairement un numéro de facture ; le voyageur n’est pas toujours la personne ou l’entreprise qui paie.

IntoExcel accepte PDF et images. Enregistrez séparément les pièces jointes utiles : ce processus ne lit pas automatiquement une messagerie. Gardez un document distinct par fichier, car le traitement actuel ne prend que le premier document d’un fichier regroupé.

Choisir les champs utiles aux vols et hôtels

Sélectionnez les champs de facture adaptés, puis ajoutez des champs personnalisés pour le voyage. Ouvrir une catégorie affiche ses options sans toutes les sélectionner.

Champ	Type	Information recherchée
Fournisseur et numéro de facture	Texte	Émetteur et référence de facturation
Date de facture	Texte	Date telle qu’écrite
Total de facture	Nombre	Total indiqué, pas un coût du voyage supposé
Devise	Devise	Devise établie par le document
Référence de réservation indiquée	Texte	Code avec ses éventuels zéros initiaux
Nom du passager ou du client hébergé	Texte	Voyageur nommé dans le fichier
Numéro de vol et trajet indiqués	Texte	Détails du vol s’ils figurent
Dates d’arrivée et de départ de l’hôtel	Texte	Dates du séjour indiquées
Nombre de nuits indiqué	Nombre	Nombre explicitement imprimé

Ces champs de voyage sont à créer, pas un modèle spécialisé déjà disponible. Dans Créer des champs personnalisés, saisissez un nom et choisissez son type. Automatique et Pourcentage sont aussi proposés.

Une facture d’hôtel peut omettre les détails du vol, et une facture aérienne l’itinéraire complet. Laissez vides les informations absentes. Ajoutez dans Excel les codes internes de client ou de voyage qui ne figurent pas sur la source.

Extraire un résumé ou les frais détaillés

Ouvrez la page d’extraction IntoExcel, importez les fichiers et choisissez vos colonnes.

Utilisez une ligne par document pour le registre principal :

Exemple générique de factures avec des en-têtes en anglais, pas un résultat client du secteur du voyage. Vos champs déterminent vos colonnes.

Choisissez une ligne par article pour les éléments répétés, comme les frais détaillés d’un hôtel ou des segments de vol explicitement listés. Nommez les champs précisément. Ne supposez pas que des itinéraires et tableaux de frais indépendants seront correctement associés.

Exemple générique avec des en-têtes en anglais. Les informations communes peuvent se répéter sur les lignes.

Pour les mises en page variées, séparez vols et hôtels en lots avec des champs adaptés. La limite actuelle est de 500 lignes par fichier. Vérifiez les messages : des éléments absents ou ambigus peuvent entraîner un résumé du document.

Vérifier avant d’alimenter le classeur de voyage

Comparez les résultats modifiables aux originaux avant l’export :

• Distinguez date de facture, date de vol et dates de séjour. Les dates restent du texte.
• Contrôlez références, voyageurs et fournisseurs.
• Séparez total, acompte, montant déjà payé et solde restant.
• Vérifiez les montants négatifs et le type de document pour les remboursements ou avoirs.
• Contrôlez la devise avant toute addition ; un symbole ambigu peut rester un symbole.
• Examinez les cellules vides et les nombres restés en texte à cause d’un format ambigu.

En mode par article, n’additionnez pas les totaux de facture répétés. Utilisez le montant propre à l’article ou un registre distinct par document.

Organiser les exports vérifiés dans Excel

Ajoutez vous-même un identifiant de voyage et le nom ou lien du fichier source si nécessaire. Gardez le même ordre de colonnes en ajoutant les exports suivants au classeur principal ; IntoExcel ne le synchronise pas automatiquement.

Dans cet exemple hypothétique, confirmation et facture d’hôtel peuvent concerner le même séjour. Conservez les deux comme références, mais choisissez quel document fournit le montant de dépense. Un reçu de paiement n’est pas nécessairement un achat supplémentaire.

Filtrez par client, fournisseur, date ou devise et ajoutez catégories et statut de vérification. IntoExcel prépare les tableaux ; il ne gère pas les réservations, ne suit pas les changements de vols, ne rapproche pas automatiquement les paiements et ne convertit pas les devises à des taux en direct.

Tester avec quelques documents

Commencez par une facture aérienne et une facture d’hôtel lisibles dans IntoExcel.com. Choisissez quelques colonnes, vérifiez les résultats et ajoutez du détail seulement s’il est utile.

Conservez les sources avec le classeur contrôlé. Vous obtenez ainsi un registre vérifiable qui distingue réservations, frais et paiements.