Un fournisseur peut envoyer un PDF numérique, une facture papier scannée ou une photographie. L’objectif reste le même : transférer les informations utiles dans Excel sans ressaisir chaque champ.

IntoExcel.com accepte les PDF et images pour l’extraction par IA. Vous choisissez les colonnes et une ligne par document ou par article. La lisibilité de la source et la vérification des résultats restent essentielles : un scan flou ne garantit pas la récupération des détails perdus.

PDF numérique ou facture scannée : quelle différence ?

Un PDF numérique contient souvent du texte sélectionnable. Un scan constitué uniquement d’images représente la page comme une photographie, mais certains PDF scannés possèdent aussi une couche de texte consultable. La sélection du texte ne suffit donc pas à déterminer l’origine ou la qualité du document.

Vérifiez surtout le contenu : numéro de facture, séparateurs décimaux et en-têtes sont-ils lisibles ? Un scan net peut être plus utile qu’un PDF mal exporté dont les totaux sont coupés.

IntoExcel transmet le PDF ou l’image à son modèle d’extraction IA. Aucun mode OCR séparé n’est à choisir. Il ne s’agit pas seulement de lire des mots : chaque valeur doit être associée à la colonne demandée.

1. Préparer une source lisible

Utilisez le PDF original si vous en disposez. Pour un scan ou une photo :

• Incluez toute la page, notamment références, totaux et bords des tableaux.
• Gardez la page droite et aussi plane que possible.
• Évitez reflets, ombres sur les chiffres et flou de mouvement.
• Vérifiez les petits caractères à un zoom normal.
• Incluez les pages utiles de la même facture.

Conservez un document distinct par fichier. Le traitement actuel ne prend que le premier document lorsqu’un fichier regroupe plusieurs factures indépendantes. Importez-les séparément plutôt que de créer un fichier regroupé.

Ouvrez la page d’extraction IntoExcel et ajoutez votre PDF ou image.

2. Choisir les champs utiles au tableau

Dépliez Facture, reçu et bon de commande, puis cochez les champs nécessaires. Ouvrir la catégorie affiche ses champs ; Tout sélectionner les sélectionne.

Pour un registre, commencez par le fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant hors taxes, les taxes, le total et la devise. Ajoutez les champs d’articles seulement si vous avez besoin de ce détail.

Information	Type conseillé	Utilité
Numéro de facture ou référence produit	Texte	Conserver lettres et zéros initiaux
Date de facture	Texte	Garder la date écrite pour vérification
Montant, quantité ou prix unitaire	Nombre	Permettre les calculs si la lecture est claire
Taux de taxe	Pourcentage	Afficher le taux en pourcentage
Devise	Devise	Utiliser un code lorsque le document l’établit

Les champs prédéfinis ont déjà un type. Pour une autre donnée, utilisez Créer des champs personnalisés, saisissez un nom précis et choisissez Automatique, Texte, Nombre, Pourcentage ou Devise. « Référence du bon de commande indiquée sur la facture » est plus précis que « Référence ».

3. Choisir une ligne par document ou par article

Choisissez une ligne par document pour un registre de factures. Chaque document fournit une ligne avec les valeurs sélectionnées.

Exemple de tableau par document, avec des en-têtes en anglais. Les colonnes dépendent de votre sélection.

Choisissez une ligne par article pour obtenir descriptions, quantités et prix unitaires sur des lignes distinctes.

Exemple de tableau détaillé, avec des en-têtes en anglais. Les informations communes à la facture peuvent se répéter.

N’additionnez pas un total de facture répété comme s’il représentait chaque article. Pour un total de ligne imprimé, créez un champ Nombre comme « Total de ligne hors taxes tel qu’indiqué ». Un prix unitaire et un total de ligne sont différents.

4. Vérifier le tableau extrait

Lancez l’extraction, puis comparez les résultats modifiables à la source avant l’export. Contrôlez notamment :

• Les références où un zéro peut ressembler à la lettre O.
• Les séparateurs décimaux et montants négatifs, surtout sur les avoirs.
• Le placement du montant hors taxes, des taxes et du total.
• L’alignement des descriptions, quantités et prix de chaque article.
• La présence de toutes les pages et lignes utiles.

Une information absente donne une cellule vide. Une devise ambiguë peut rester un symbole plutôt qu’un code supposé. Une valeur numérique impossible à normaliser sans ambiguïté peut rester du texte : corrigez-la avant les calculs.

La limite actuelle est de 500 lignes de sortie par fichier. Vérifiez les avertissements de troncature. Si aucun article répété n’est trouvé, ou si plusieurs tableaux indépendants rendent les lignes ambiguës, le mode par article peut retourner un résumé du document.

5. Exporter et utiliser le fichier Excel

Exportez après vérification. Les nombres clairement reconnus deviennent des cellules numériques et les pourcentages reçoivent un format adapté. Les dates restent du texte. Les paramètres d’Excel influencent l’affichage décimal : vérifiez le fichier dans l’environnement où il sera utilisé.

Une sélection cohérente des colonnes facilite la comparaison de fournisseurs, mais ne garantit pas une extraction correcte de toutes les sources. Conservez les factures originales pour les contrôles.

Si les résultats d’un scan sont insuffisants

Améliorez la source avant de réessayer : demandez le PDF original, rescannez la page ou reprenez la photo avec un meilleur éclairage. Des noms de champs plus élaborés ne restaurent pas des chiffres absents ou illisibles.

Pour un test hypothétique, utilisez une facture numérique lisible et un scan lisible avec les mêmes colonnes. Comparez chaque résultat à son original et notez les valeurs absentes ou erronées, plutôt que de juger seulement la présentation.

Essayez un petit lot représentatif dans IntoExcel.com. Choisissez les champs et le mode de lignes adaptés, vérifiez le résultat et exportez le tableau contrôlé.