Recopier les noms des fournisseurs, les numéros de facture et les montants dans Excel ajoute des tâches répétitives au quotidien des comptables. L'extraction de données peut réduire cette saisie en préparant une première version du tableau à vérifier.

Avec IntoExcel.com, vous choisissez les colonnes nécessaires et décidez si chaque ligne représente un document ou un article. Après l'extraction, vous pouvez contrôler et modifier les résultats avant de télécharger votre fichier Excel.

Où la saisie comptable prend du temps

Un registre de factures commence souvent par les mêmes gestes : ouvrir un fichier, trouver le fournisseur et la référence, recopier la date et les montants, puis passer au document suivant. Les différences de présentation entre factures compliquent cette tâche.

Automatiser l'extraction des données de factures permet de remplacer une partie de la saisie par de la vérification. L'objectif est de moins recopier, tout en gardant la maîtrise des données utilisées.

Choisir les champs nécessaires au tableau

Commencez par les colonnes utiles à votre travail. Pour un registre de factures, vous pouvez sélectionner :

Champ	Type	Utilité
Nom du fournisseur	Texte	Identifier le fournisseur
Numéro de facture	Texte	Conserver les références, y compris les zéros initiaux
Date de facture	Texte	Conserver la date sous forme de texte extrait
Sous-total de la facture	Nombre	Relever le montant hors taxes
Montant de TVA de la facture	Nombre	Relever la taxe indiquée
Total de la facture	Nombre	Relever le total indiqué
Devise	Devise	Identifier la devise séparément des montants

Les champs prédéfinis d'IntoExcel possèdent déjà un type. Pour un champ personnalisé, indiquez un nom précis et choisissez Auto, Texte, Nombre, Pourcentage ou Devise. Par exemple, utilisez Texte pour une référence de bon de commande et Pourcentage pour un taux de taxe.

Le type Devise sert à identifier la monnaie, pas à extraire un montant. Si le document ne permet pas d'identifier clairement la devise, un symbole peut rester dans le résultat et nécessiter une vérification.

Extraire les données de factures vers Excel avec IntoExcel

1. Importer les documents

Ouvrez l'outil d'extraction IntoExcel et sélectionnez ou déposez vos PDF ou images. Prévoyez un fichier par document : lorsqu'un fichier contient plusieurs documents distincts, seul le premier est traité.

2. Sélectionner les colonnes

Choisissez les champs prédéfinis nécessaires et ajoutez vos champs personnalisés. Un intitulé précis comme « Référence du bon de commande » exprime mieux la demande que « Référence ».

3. Choisir une ligne par document ou par article

Une ligne par document convient à un registre contenant le fournisseur, le numéro de facture et le total de chaque fichier.

Exemple de tableau par document. Les colonnes dépendent des champs sélectionnés. La capture présente des en-têtes en anglais.

Une ligne par article convient à une analyse détaillée des achats. Sélectionnez le nom de l'article, la quantité, le prix unitaire et le taux de taxe, ainsi que la référence de facture.

Exemple de lignes par article, avec des en-têtes en anglais. Les valeurs de la facture peuvent se répéter pour chaque article : n'additionnez pas un total de facture répété comme s'il s'agissait du montant de chaque article.

4. Extraire, vérifier et télécharger

Lancez l'extraction, comparez les résultats aux documents d'origine et corrigez les cellules nécessaires. Téléchargez ensuite le fichier Excel.

L'export fournit un tableau exploitable ; il ne crée pas, à lui seul, des écritures dans votre logiciel comptable.

Un exemple hypothétique de gain de temps

Supposons que vous traitiez 200 factures par mois. À titre d'illustration uniquement, imaginons que la saisie manuelle et le contrôle prennent trois minutes par facture :

• Processus manuel : 200 × 3 minutes = 10 heures.
• Processus avec extraction : supposons 1 heure pour la préparation, l'import, le traitement et l'export, puis 1 minute par facture pour la vérification et les corrections.
• Durée totale avec extraction : 4 heures et 20 minutes, soit une différence de 5 heures et 40 minutes.

Ces hypothèses sont fictives : elles ne correspondent ni à une mesure des performances d'IntoExcel ni au résultat d'un client. Des documents complexes et des corrections supplémentaires peuvent réduire ou annuler ce gain. Testez un lot représentatif et mesurez le processus complet, vérification comprise.

Que vérifier avant d'utiliser le tableau ?

Comparez les références, les dates, les totaux et les taxes aux originaux. Une valeur manquante est représentée par une cellule vide : vérifiez ces cellules au lieu de les considérer comme des zéros.

Séparez les montants exprimés dans différentes devises. Contrôlez les symboles ambigus et vérifiez que les valeurs destinées aux calculs sont bien des nombres, et non du texte. Les dates sont extraites sous forme de texte ; convertissez-les dans Excel si vous devez effectuer des calculs sur les dates.

Pour les lignes par article, vérifiez la présence des articles attendus et distinguez leurs montants des totaux du document répétés. Vérifiez aussi que vous n'avez pas importé deux fois la même facture.

Commencer par un petit lot

Choisissez quelques factures aux présentations différentes, définissez les colonnes de votre registre et comparez les résultats exportés aux originaux. Vous pourrez ainsi évaluer concrètement la place de l'extraction dans votre travail comptable.

Extraire vos documents comptables avec IntoExcel.com.