Les documents professionnels sont plus faciles à comparer lorsque leurs informations utiles sont regroupées dans des colonnes cohérentes. Extraire toutes les valeurs possibles n’est pourtant pas toujours utile. Définissez d’abord ce que vous souhaitez suivre : dépenses, commandes, opérations bancaires, stocks ou dates d’accords.

Voici 10 types de documents dont les entreprises devraient extraire les données, avec des champs conseillés et des points de contrôle. IntoExcel.com permet d’importer des PDF ou images, de choisir des champs prédéfinis ou personnalisés, de vérifier les résultats et de les exporter vers Excel. Ces suggestions sont à tester sur vos documents ; elles ne garantissent pas une lecture correcte de toutes les mises en page.

1. Les factures fournisseurs

Champs utiles : fournisseur, numéro de facture, date, montant hors taxes, taxes, total et devise.

Choisissez une ligne par document pour un registre de factures. Pour analyser les achats, utilisez une ligne par article avec les descriptions, quantités et prix unitaires. Conservez les références au format Texte pour préserver les zéros initiaux. Distinguez les avoirs afin de ne pas les confondre avec de nouvelles dépenses.

2. Les reçus et justificatifs de dépenses

Champs utiles : commerçant, date, référence du reçu, taxes, total et devise.

Le tableau peut servir à vérifier les dépenses. Le nom du salarié, le statut de remboursement ou la catégorie interne ne figurent pas forcément sur le reçu : ajoutez-les vous-même dans Excel. Ne demandez pas à l’extraction de les inventer. Vérifiez les impressions effacées et distinguez le montant payé de la monnaie rendue.

3. Les bons de commande

Champs utiles : numéro de commande, fournisseur, date, référence produit, quantité commandée, prix unitaire et date de livraison indiquée.

Une ligne par article facilite la comparaison avec les factures et livraisons. Séparez les quantités commandées des quantités livrées. Un bon de commande décrit une commande ; il ne prouve pas à lui seul la réception des marchandises ou leur paiement.

4. Les relevés bancaires

Champs utiles : date d’opération, libellé, référence, débit, crédit, devise et solde après opération s’il apparaît.

Utilisez le mode par article pour obtenir une ligne par opération. Nommez précisément les champs personnalisés, par exemple « Débit tel qu’indiqué » et « Crédit tel qu’indiqué ». Vérifiez les signes, les périodes et les soldes initial et final. L’extraction prépare le rapprochement ; elle n’associe pas automatiquement les opérations aux factures.

5. Les rapports financiers

Champs utiles : période, intitulé de l’indicateur ou du compte, montant publié, devise et échelle des valeurs.

Un rapport peut mélanger réalisé, budget et périodes antérieures. Demandez « Montant réalisé pour la période actuelle » plutôt que simplement « Montant ». Notez si les chiffres sont exprimés en unités ou en milliers. Pour des tableaux indépendants, isolez une section précise plutôt que de supposer que toutes les lignes vont ensemble.

6. Les catalogues et listes de prix

Champs utiles : code produit, description, conditionnement, unité de mesure, prix affiché et devise.

Une ligne par produit fournit une base de comparaison des fournisseurs. Utilisez Texte pour les codes, même entièrement numériques. Vérifiez si le prix concerne une pièce, une boîte ou une autre unité, et si les taxes sont incluses. Le tableau représente le catalogue fourni à un instant donné.

7. Les bons de livraison

Champs utiles : numéro du bon, référence de commande, date de livraison indiquée, code produit et quantité livrée.

Utilisez le mode par article, puis comparez le résultat au tableau des commandes dans Excel. Vérifiez les livraisons partielles et les unités. Une quantité inscrite sur un bon doit encore être confrontée à vos constats de réception : l’extraction ne vérifie pas l’arrivée physique des marchandises.

8. Les contrats et accords de services

Champs utiles : référence, parties nommées, date de signature, dates de début et de fin indiquées, conditions de paiement telles qu’écrites.

Une ligne par accord permet de constituer un registre consultable. Utilisez des champs Texte pour les dates et clauses. Relisez les originaux et leurs avenants avant de vous fier au tableau. Il s’agit d’extraire des informations explicites, pas d’interpréter des obligations ou de calculer automatiquement des échéances.

9. Les états de stock

Champs utiles : date du rapport, code produit, emplacement, quantité en stock et unité de mesure.

Choisissez une ligne par entrée de stock. Conservez l’emplacement et la date pour ne pas regrouper par erreur différents entrepôts ou périodes. Le stock extrait est un instantané, pas un suivi en direct. Vérifiez les codes produits répétés avant de supprimer de supposés doublons.

10. Les documents d’expédition

Champs utiles : référence d’expédition, transporteur, origine, destination, date d’envoi, nombre de colis, poids et frais de transport indiqués.

Choisissez le mode par document pour un registre d’expéditions ou par article pour une liste de colisage. Distinguez les dates estimées des dates effectives lorsqu’elles figurent toutes deux. Le tableau aide à examiner les envois ; il ne fournit pas de suivi en direct ni de confirmation de livraison.

Choisir la structure Excel avant l’extraction

Utilisez une ligne par document pour un registre de références, dates et totaux.

Exemple de tableau par document. Les en-têtes de cette capture sont en anglais.

Utilisez une ligne par article pour les produits, opérations ou entrées de stock. Les valeurs communes peuvent être répétées : n’additionnez pas un total de facture répété comme s’il s’agissait du montant de chaque article.

Exemple de tableau détaillé, avec des en-têtes en anglais. Choisissez les colonnes correspondant aux éléments répétés recherchés.

Configurer l’extraction dans IntoExcel

1. Ouvrez la page d’extraction de documents IntoExcel et importez votre PDF ou image.
2. Sélectionnez les champs utiles ou créez des champs personnalisés aux noms précis.
3. Choisissez un type : Automatique, Texte, Nombre, Pourcentage ou Devise. Utilisez Texte pour les dates et identifiants, généralement Nombre pour les montants et quantités.
4. Choisissez le mode de lignes et lancez l’extraction.
5. Comparez le tableau à l’original, puis exportez vers Excel.

Les valeurs manquantes donnent des cellules vides. Une devise ambiguë peut rester un symbole plutôt qu’un code supposé. Vérifiez ces valeurs avant d’additionner les montants de plusieurs fichiers.

Conservez un document distinct par fichier : le traitement actuel ne prend que le premier document d’un fichier regroupé. La sortie est limitée à 500 lignes par fichier ; vérifiez les avertissements de troncature. Si les éléments répétés sont ambigus, le résultat peut se limiter à un résumé du document.

Commencer par une tâche récurrente

Exemple hypothétique : un suivi des achats compare une commande, un bon de livraison et une facture. Extrayez-les séparément, puis comparez leurs références, quantités et montants dans Excel. IntoExcel prépare les tableaux ; le rapprochement et l’analyse des écarts restent à effectuer.

Commencez avec un petit lot représentatif dans IntoExcel.com. Conservez les sources avec vos tableaux vérifiés et n’ajoutez des colonnes que lorsqu’elles répondent à un besoin précis.