Chaque entreprise reçoit et produit un grand nombre de documents : factures, reçus, bons de commande, rapports, et bien d'autres. Ces documents contiennent des informations importantes telles que des dates, des prix, des détails sur les produits et des enregistrements de transactions.

Cependant, lorsque les documents restent au format PDF ou image, les données qu'ils contiennent sont difficiles à analyser ou à réutiliser.

En extrayant les informations de ces documents et en les organisant dans Excel, les entreprises peuvent transformer des fichiers statiques en données structurées qui peuvent être recherchées, filtrées et analysées.

Dans cet article, nous examinons les types de documents les plus courants dont les entreprises devraient extraire les données.

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1. Factures fournisseurs

Les factures sont l'un des documents les plus importants pour toute entreprise. Elles contiennent des informations clés telles que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le détail des produits, les quantités, les prix et les totaux de TVA.

L'extraction des données de facturation permet aux entreprises de suivre les dépenses, d'analyser les relations avec les fournisseurs et de simplifier les flux de travail comptables.

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2. Reçus de dépenses

Les reçus de dépenses sont couramment utilisés pour les remboursements des employés et le suivi des frais. Les reçus types contiennent des informations telles que le nom du commerçant, la date de la transaction, les articles achetés, les valeurs fiscales et le montant total.

L'extraction des données de reçus dans Excel permet aux équipes financières de suivre les dépenses plus facilement et de préparer les rapports de frais plus rapidement.

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3. Bons de commande

Les bons de commande contiennent des informations détaillées sur les achats prévus auprès des fournisseurs. Les champs clés incluent le nom du fournisseur, les produits commandés, les quantités, les prix convenus et les dates de livraison.

L'extraction de ces informations dans Excel permet aux équipes d'approvisionnement de surveiller les commandes des fournisseurs et de suivre l'activité d'achat.

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4. Relevés bancaires

Les relevés bancaires contiennent un enregistrement complet des transactions financières. Les données types incluent les dates de transaction, les descriptions de paiement, les montants de débit/crédit et les soldes de compte.

L'extraction des données de relevés bancaires dans Excel facilite le rapprochement des paiements et l'analyse des flux de trésorerie.

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5. Rapports financiers

Les entreprises reçoivent souvent des documents financiers tels que des rapports trimestriels, des rapports budgétaires et des résumés de dépenses. Ces documents contiennent fréquemment des tableaux qui doivent être analysés dans des feuilles de calcul.

L'extraction automatique des données permet aux analystes de travailler immédiatement avec les données financières sans copie manuelle.

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6. Catalogues produits

Les fournisseurs fournissent parfois des catalogues de produits au format PDF. Ces catalogues peuvent inclure des noms de produits, des codes, des descriptions et des prix.

En extrayant ces informations dans Excel, les entreprises peuvent constituer des bases de données produits et comparer les prix des fournisseurs.

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7. Bons de livraison

Les bons de livraison confirment que les produits ont été expédiés ou livrés. Ils contiennent généralement les noms des produits, les quantités livrées, les dates de livraison et les références de commande.

L'extraction des données de livraison aide les équipes opérationnelles à suivre les expéditions et à vérifier les livraisons des fournisseurs.

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8. Contrats

Les contrats contiennent souvent des informations structurées telles que des numéros de contrat, les parties concernées, des dates et des conditions de paiement.

L'extraction des champs clés des contrats peut aider les entreprises à gérer les accords et à suivre les obligations.

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9. Rapports d'inventaire

Les documents d'inventaire peuvent inclure des tableaux listant les noms des produits, les quantités en stock et les emplacements d'entrepôt.

L'extraction de ces données dans Excel permet aux entreprises de surveiller les niveaux de stock et de gérer les marchandises plus efficacement.

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10. Documents d'expédition

Les équipes logistiques manipulent souvent des documents d'expédition contenant des numéros d'expédition, des destinations, des quantités de produits et des frais de port.

L'extraction de ces informations facilite l'analyse des performances logistiques et des dépenses d'expédition.

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Automatiser l'extraction des données documentaires

Des outils comme IntoExcel permettent aux entreprises d'extraire automatiquement des données à partir de nombreux types de documents.

Avec IntoExcel, vous pouvez :

• télécharger des PDF, des images ou des documents numérisés
• sélectionner les champs à extraire
• générer instantanément des fichiers Excel structurés

IntoExcel peut également extraire les lignes de détail, ce qui signifie que chaque produit ou article d'un document peut apparaître comme sa propre ligne dans Excel. Cela rend les données immédiatement utilisables pour la comptabilité, l'analyse et le reporting.

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Essayer IntoExcel

Si votre équipe travaille régulièrement avec des documents contenant des données précieuses, l'automatisation de l'extraction peut vous faire gagner un temps considérable.

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Dernières réflexions

De nombreux documents professionnels contiennent des données importantes qui restent difficiles à analyser lorsqu'elles sont stockées sous forme de PDF. En extrayant ces informations dans Excel, les entreprises peuvent transformer des documents statiques en ensembles de données structurés qui facilitent la prise de décision.

Avec les outils d'IA modernes, l'extraction de données à partir de documents est désormais rapide, précise et évolutive.