Una hoja de facturas útil contiene más que texto copiado. Cada columna representa un campo, cada fila tiene un significado claro y los importes sirven para calcular. Esa es la base para extraer facturas a un archivo Excel estructurado.

Con IntoExcel.com, puedes subir facturas PDF o imágenes, seleccionar campos, revisar la tabla extraída y exportarla a Excel. Conviene definir la estructura antes de empezar.

1. Decide qué representa cada fila

Estructura	Uso adecuado	Campos sugeridos
Una fila por documento	Registro de facturas y revisión global	Proveedor, número, fecha, subtotal, impuesto, total, moneda
Una fila por partida	Detalle de productos o servicios	Número de factura, descripción, cantidad, precio unitario, importe de línea, moneda

En un ejemplo hipotético, una factura con tres productos genera una fila resumen en modo documento o tres filas en modo partida si las entradas son identificables. El número de factura puede repetirse en cada fila.

No sumes varias veces los totales de factura repetidos en una tabla de partidas. Suma los importes de línea correspondientes o utiliza otra exportación por documento para los totales.

Ejemplo de registro de facturas por documento.

2. Prepara archivos legibles

Mantén una factura independiente por archivo. Una factura de varias páginas puede permanecer en un mismo PDF. Si un PDF agrupa distintas facturas, sepáralas antes: la instrucción actual de extracción procesa solo el primer documento independiente.

Comprueba que los escaneos muestran bordes, importes y descripciones completos. Evita totales recortados, fotos borrosas y páginas ausentes. La IA no garantiza interpretar correctamente todos los escaneos.

Conserva los originales para contrastar valores dudosos.

3. Elige columnas y tipos de datos

Abre la página de extracción de IntoExcel. Despliega la categoría de facturas y marca los campos necesarios o usa el botón para seleccionarlos todos. Añade campos personalizados cuando haga falta.

Columna sugerida	Tipo	Motivo
Número de factura o referencia de pedido	Texto	Conservar ceros iniciales y letras
Proveedor y fecha de factura	Texto	Mantener nombres y fechas como texto
Subtotal, importe de impuesto y total	Número	Calcular con valores no ambiguos
Tipo impositivo	Porcentaje	Mostrar una tasa porcentual
Moneda de la factura	Moneda	Separar moneda e importe
Referencia de proyecto o centro de coste	Texto	Extraer un identificador personalizado

Los campos personalizados ofrecen Automático, Texto, Número, Porcentaje y Moneda. Usa “Referencia del pedido” en lugar de “Referencia” si hay varios identificadores. Automático permite inferir el tipo; elegirlo expresamente ofrece más control.

Son columnas sugeridas: no todas las facturas incluyen todos estos datos.

4. Selecciona el modo de filas y extrae

Antes de extraer, elige una fila por documento o una fila por partida. Mantén los mismos campos en las facturas que quieras comparar.

En modo documento, los valores repetidos pueden agruparse en un resumen de texto. Para analizar cantidades, precios y descripciones individuales, suele ser más útil el modo partida.

Ejemplo de partidas: los datos comunes de la factura pueden repetirse.

La salida está limitada actualmente a 500 filas por archivo. Revisa los avisos de límite o ambigüedad. Si no se identifican partidas repetidas, puede devolverse una fila de documento; esto no demuestra que el original solo tenga una partida.

5. Revisa antes de exportar a Excel

Compara la tabla editable con los originales:

• Número de factura, proveedor y fecha.
• Subtotal, impuesto y total, incluidos descuentos o ajustes.
• Número de partidas y cantidades.
• Importes negativos y notas de abono.
• Celdas vacías, sin sustituirlas automáticamente por cero.

Los valores ausentes se convierten en celdas Excel vacías. Un cero real y un dato no encontrado significan cosas distintas.

Los importes claros se exportan como números. Excel puede mostrar separadores decimales y de miles según su configuración; usar coma decimal no obliga a guardar importes como texto. Las fechas permanecen como texto: normaliza su formato si necesitas ordenarlas cronológicamente con fiabilidad.

Los porcentajes usan fracciones numéricas con formato porcentual. Las monedas se expresan como códigos cuando el documento es claro; símbolos inciertos como $ o kr pueden conservarse. IntoExcel no convierte tipos de cambio: calcula los totales de cada moneda por separado.

6. Exporta y reutiliza la estructura

Exporta la tabla revisada a un libro Excel. Mantén los nombres de columnas para el siguiente lote y separa los totales por factura del análisis por partida. Antes de combinar exportaciones, busca facturas duplicadas mediante proveedor y referencia.

Un archivo estructurado facilita ordenar y comprobar datos. La factura original sigue siendo la referencia ante valores ausentes o discutidos.

Empieza con unas facturas representativas en la página de extracción de IntoExcel.com. Define columnas y filas, comprueba los resultados y reutiliza la estructura para el siguiente lote.