Para un mismo viaje, una agencia puede recibir una factura aérea, una confirmación de hotel y un recibo de pago. Excel facilita encontrar y comparar los documentos, pero esos tres archivos no representan necesariamente tres gastos diferentes.

Este flujo es hipotético, no un caso real de cliente. Muestra cómo un agente podría usar IntoExcel.com para extraer facturas de vuelos y hoteles. No se presentan resultados de clientes ni ahorros medidos.

Empieza con un registro de documentos

Imagina que un agente organiza la documentación del viaje de un cliente. Primero distingue factura, confirmación de reserva, billete y recibo.

Elige una fila por documento. Mantén proveedor, referencia, fecha, importe y moneda juntos. Una referencia de reserva no siempre es un número de factura, y el viajero no siempre es la persona o empresa que paga.

IntoExcel acepta PDF e imágenes. Guarda por separado los adjuntos relevantes: este proceso no lee automáticamente una bandeja de entrada. Mantén un documento independiente por archivo, porque el flujo actual procesa solo el primero de un archivo combinado.

Elige campos útiles para vuelos y hoteles

Selecciona campos de factura adecuados y añade campos personalizados de viaje. Abrir una categoría muestra sus opciones sin seleccionarlas todas.

Campo	Tipo	Información solicitada
Proveedor y número de factura	Texto	Emisor y referencia de facturación
Fecha de factura	Texto	Fecha tal como está escrita
Total de factura	Número	Total indicado, no un coste de viaje supuesto
Moneda	Moneda	Moneda establecida por el documento
Referencia de reserva indicada	Texto	Código conservando ceros iniciales
Nombre del pasajero o huésped	Texto	Viajero identificado en el archivo
Número de vuelo y ruta indicados	Texto	Datos del vuelo, si aparecen
Fechas de entrada y salida del hotel	Texto	Fechas de estancia indicadas
Número de noches indicado	Número	Cantidad expresamente impresa

Los campos de viaje son sugerencias para crear, no una plantilla especializada incorporada. En Crear campos personalizados, introduce nombre y tipo. También están disponibles Automático y Porcentaje.

Una factura de hotel puede omitir datos de vuelos, y una factura aérea el itinerario completo. Deja vacía la información ausente. Añade tú en Excel los códigos internos de cliente o viaje que no estén en el documento.

Extrae un resumen o cargos individuales

Abre la página de extracción de IntoExcel, sube los archivos y selecciona las columnas.

Usa una fila por documento para el registro principal:

Ejemplo genérico de facturas con encabezados en inglés, no un resultado de un cliente del sector turístico. Tus campos determinan las columnas.

Elige una fila por artículo para entradas repetidas, como cargos del hotel o segmentos de vuelo expresamente listados. Nombra los campos con precisión. No asumas que se asociarán correctamente itinerarios y tablas de cargos independientes.

Ejemplo genérico con encabezados en inglés. Los datos comunes del documento pueden repetirse.

Para diseños distintos, separa vuelos y hoteles en lotes con campos adecuados. El límite es de 500 filas por archivo. Revisa los avisos: entradas repetidas ausentes o ambiguas pueden producir un resumen del documento.

Revisa antes de añadir al libro de viajes

Compara los resultados editables con los originales antes de exportar:

• Distingue fecha de factura, vuelo y estancia. Las fechas permanecen como texto.
• Comprueba referencias, viajeros y proveedores.
• Separa total, depósito, importe pagado y saldo pendiente.
• Revisa signos y tipo de documento para reembolsos o notas de crédito.
• Comprueba la moneda antes de sumar; un símbolo ambiguo puede conservarse.
• Examina celdas vacías y números que hayan quedado como texto por un formato ambiguo.

En modo por artículo, no sumes totales de factura repetidos. Utiliza el importe del artículo o un registro separado por documento.

Organiza los archivos revisados en Excel

Añade tú un identificador del viaje y el nombre o enlace del archivo original si lo necesitas. Conserva el orden de columnas al incorporar nuevas exportaciones al libro principal; IntoExcel no lo sincroniza automáticamente.

En este ejemplo hipotético, confirmación y factura de hotel pueden corresponder a la misma estancia. Guarda ambas como referencia, pero decide qué documento aporta el gasto. Un recibo puede demostrar un pago sin representar una compra adicional.

Filtra por cliente, proveedor, fecha o moneda y añade categorías y estado de revisión. IntoExcel prepara tablas; no gestiona reservas, no sigue cambios de vuelos, no concilia pagos automáticamente ni convierte monedas con tipos de cambio en directo.

Prueba con pocos documentos

Empieza con una factura aérea y una de hotel legibles en IntoExcel.com. Elige unas columnas útiles, revisa ambos resultados y amplía el detalle solo cuando ayude.

Conserva los originales junto al libro revisado. Así tendrás un registro verificable que distingue información de reservas, cargos y pagos.