Las facturas, los recibos y los extractos bancarios suelen llegar en PDF, mientras que el trabajo se realiza en Excel. Necesita proveedores, fechas e importes en columnas coherentes para ordenar, filtrar y analizar los datos.

Hay tres opciones prácticas: introducir los datos manualmente, pedir ayuda a una IA como ChatGPT o utilizar una herramienta especializada como IntoExcel.com. Esta guía explica los pasos y las ventajas y limitaciones de cada método.

Método 1: extraer los datos de las facturas manualmente

La opción tradicional consiste en abrir la factura junto a Excel y copiar o escribir cada valor.

1. Cree columnas para proveedor, número de factura, fecha, subtotal, impuesto, total y moneda.
2. Abra el PDF y localice cada dato.
3. Copie el texto seleccionable o escriba los valores si se trata de un escaneo.
4. Coloque cada valor en su columna.
5. Repita el proceso con las demás facturas y compare la hoja con los originales.

Cuándo resulta útil: tiene pocos valores que transferir y quiere controlar directamente cada entrada.

Dónde aparecen las dificultades: las tablas copiadas pueden perder la alineación. La escritura repetitiva puede ocasionar filas omitidas, cifras intercambiadas o confusiones entre subtotal y total. A medida que se acumulan facturas, se repite el mismo trabajo para cada archivo.

Método 2: utilizar una IA como ChatGPT

Un asistente conversacional permite adjuntar el documento y describir la tabla deseada. La guía de OpenAI sobre archivos explica cómo especificar un archivo de salida y revisar el resultado.

Para una factura, podría probar esta instrucción:

Extrae el proveedor, el número de factura, la fecha, el subtotal, el impuesto, el total y la moneda de la factura adjunta. Usa una fila por factura, conserva las referencias como texto y deja vacíos los valores ausentes. Crea un archivo Excel y señala los valores dudosos para revisarlos.

Después, siga estos pasos:

1. Adjunte un PDF legible con las herramientas de archivos disponibles en su cuenta.
2. Especifique las columnas y si desea filas por documento o por artículo.
3. Solicite un archivo Excel, no solo una tabla en la conversación.
4. Compare el resultado con la fuente y pida las correcciones necesarias.

Cuándo resulta útil: necesita una extracción puntual y flexible, o también quiere hacer preguntas sobre el documento.

Qué debe tener en cuenta:

• Límites de documentos y uso: compruebe los límites actuales de carga, tamaño de archivo y uso de su cuenta antes de preparar un lote grande. No dé por hecho que todos los archivos caben en una sola solicitud.
• Posibles errores: una tabla generada por IA puede omitir una entrada, interpretar mal un número o colocar un valor en la columna equivocada. Una hoja bien presentada también necesita revisión.
• Instrucciones y coherencia: defina las mismas columnas y reglas de filas para cada lote. Una petición poco precisa puede exigir más mensajes y ajustes de formato.

Este proceso puede ser útil, pero redactar y ajustar las instrucciones forma parte del trabajo. Aquí no se cita una cantidad fija de documentos: revise los límites del producto y la cuenta utilizados.

Método 3: extraer datos PDF con IntoExcel

IntoExcel ofrece una interfaz específica para elegir campos, extraer datos, revisarlos y exportarlos a Excel. Usted realiza estas elecciones dentro de la aplicación en lugar de redactar una instrucción para un chat.

Paso 1: subir los archivos

Abra la página de extracción de IntoExcel y arrastre sus PDF o imágenes al área de carga, o selecciónelos manualmente.

Utilice archivos separados para documentos independientes. Cuando un archivo contiene varios documentos distintos, IntoExcel procesa solo el primero.

Paso 2: elegir los campos

Seleccione los campos predeterminados necesarios, como proveedor, número de factura, fecha y total. Añada campos personalizados para otros datos de su proceso.

Para un campo personalizado, elija Auto, Texto, Número, Porcentaje o Moneda. Por ejemplo, use Texto para una referencia de pedido, Número para gastos de envío y Porcentaje para un descuento. Los campos predeterminados ya tienen un tipo asignado.

Paso 3: elegir las filas

Seleccione una fila por documento para un registro de facturas, o una fila por artículo para detalles de productos u otras entradas repetidas.

Ejemplo por documento con encabezados en inglés. Los campos seleccionados determinan las columnas exportadas.

Ejemplo por artículo con encabezados en inglés. Los valores compartidos pueden repetirse: no sume los totales de factura repetidos como si fueran importes de artículos.

Paso 4: extraer, revisar y exportar

Inicie la extracción, compare los resultados con los documentos originales y corrija las celdas necesarias. Después, descargue el libro de Excel.

IntoExcel también utiliza IA, por lo que la revisión sigue siendo necesaria. Los valores ausentes quedan vacíos y los ambiguos requieren atención. El procesamiento está sujeto a las cuotas de extracción de la aplicación; un proceso específico no significa un uso ilimitado.

¿Qué método elegir?

Su situación	Opción que puede considerar
Pocos valores que copiar	Entrada manual
Una tarea puntual con preguntas adicionales	Asistente de IA
Extracción repetida con columnas y filas definidas	IntoExcel

Sea cual sea el método, compruebe referencias, importes, monedas y valores ausentes antes de utilizar la hoja. Empiece con un documento representativo y evalúe todo el proceso, incluidas las correcciones.

Pruebe la extracción de PDF a Excel con IntoExcel.com.