Un proveedor puede enviar un PDF digital, una factura escaneada o una fotografía. El objetivo es trasladar los datos útiles a Excel sin volver a escribir cada campo.

IntoExcel.com acepta PDF e imágenes para extraer datos con IA. Tú eliges las columnas y una fila por documento o por artículo. Una fuente legible y la revisión siguen siendo necesarias: subir un escaneo borroso no garantiza recuperar los detalles perdidos.

PDF digital o factura escaneada: ¿qué cambia?

Un PDF digital suele contener texto seleccionable. Un escaneo compuesto solo por imágenes guarda la página como una fotografía, pero algunos PDF escaneados también incluyen una capa de texto buscable. Poder seleccionar texto no determina por sí solo el origen o la calidad.

Comprueba números de factura, separadores decimales y encabezados. Un escaneo nítido puede ser más útil que un PDF mal exportado con totales recortados.

IntoExcel envía el PDF o la imagen a su modelo de extracción con IA. No necesitas elegir un modo OCR separado. Además de leer palabras, el modelo debe asignar cada valor a la columna solicitada.

1. Prepara una fuente legible

Utiliza el PDF original cuando esté disponible. Para escaneos o fotografías:

• Incluye la página completa, especialmente referencias, totales y bordes de tablas.
• Mantén la página recta y lo más plana posible.
• Evita reflejos, sombras sobre números y desenfoque.
• Comprueba los caracteres pequeños con un zoom normal.
• Incluye las páginas relevantes de la misma factura.

Mantén un documento independiente por archivo. Si un archivo contiene varias facturas distintas, el flujo actual procesa solo la primera. Sube archivos separados en lugar de reunirlos en uno.

Abre la página de extracción de IntoExcel y añade el PDF o la imagen.

2. Selecciona los campos adecuados

Despliega Factura, recibo y pedido de compra y marca lo que necesitas. Abrir la categoría solo muestra sus campos; Seleccionar todo marca la categoría completa.

Para un registro, empieza por proveedor, número de factura, fecha, subtotal, impuestos, total y moneda. Añade campos de artículos únicamente si necesitas ese detalle.

Información	Tipo recomendado	Motivo
Número de factura o referencia de producto	Texto	Conservar letras y ceros iniciales
Fecha de factura	Texto	Mantener la fecha escrita para revisión
Importe, cantidad o precio unitario	Número	Permitir cálculos si la lectura es clara
Tipo impositivo	Porcentaje	Mostrarlo como porcentaje
Moneda	Moneda	Usar un código si el documento lo establece

Los campos predeterminados ya tienen tipo. Para otro dato, utiliza Crear campos personalizados, introduce un nombre preciso y elige Automático, Texto, Número, Porcentaje o Moneda. «Referencia del pedido indicada en la factura» es más claro que «Referencia».

3. Elige filas por documento o por artículo

Selecciona una fila por documento para un registro de facturas con los valores elegidos.

Ejemplo con encabezados en inglés. Las columnas reales dependen de tu selección.

Elige una fila por artículo para separar descripciones, cantidades y precios unitarios.

Ejemplo de tabla detallada con encabezados en inglés. Los datos comunes de la factura pueden repetirse.

No sumes un total de factura repetido como si fuera el importe de cada artículo. Para un total de línea impreso, crea un campo Número como «Total de línea sin impuestos tal como aparece». Precio unitario y total de línea son valores distintos.

4. Revisa la tabla extraída

Inicia la extracción y compara los resultados editables con el original antes de exportar. Comprueba:

• Referencias en las que un cero pueda confundirse con la letra O.
• Separadores decimales y signos negativos, especialmente en notas de crédito.
• Subtotal, impuestos y total asignados a sus columnas correctas.
• Descripción, cantidad y precio alineados en la misma fila.
• Presencia de todas las páginas y artículos relevantes.

Los datos ausentes dejan celdas vacías. Las monedas ambiguas pueden conservar su símbolo. Los valores numéricos que no se puedan normalizar con seguridad pueden quedar como texto: corrígelos antes de calcular.

El límite actual es de 500 filas de salida por archivo. Revisa los avisos de truncamiento. Si no se encuentran artículos repetidos o varias tablas independientes crean ambigüedad, el modo por artículo puede devolver un resumen del documento.

5. Exporta y utiliza el archivo Excel

Exporta después de revisar. Los números reconocidos claramente se guardan como celdas numéricas y los porcentajes reciben el formato correspondiente. Las fechas permanecen como texto. La configuración de Excel influye en los decimales: comprueba el libro donde se vaya a utilizar.

Mantener las mismas columnas facilita comparar proveedores, pero no garantiza una extracción correcta de todas las fuentes. Conserva las facturas originales para verificarlas.

Si un escaneo produce malos resultados

Mejora la fuente antes de repetir: solicita el PDF original, vuelve a escanear o toma otra fotografía con mejor iluminación. Un nombre de campo más elaborado no recupera cifras ausentes o ilegibles.

Para una prueba hipotética, utiliza una factura digital legible y un escaneo legible con las mismas columnas. Compara cada resultado con su propio original y anota los valores ausentes o erróneos, no solo el aspecto de la tabla.

Prueba un lote pequeño y representativo en IntoExcel.com. Elige campos y modo de filas, revisa el resultado y exporta la tabla comprobada.