Los mejores campos para extraer de una factura son los que necesita para su siguiente tarea. Un registro de facturas requiere columnas distintas de una comparación de precios por producto.

Con IntoExcel.com, puede seleccionar campos, añadir columnas personalizadas y elegir una fila por documento o por artículo. Empiece con una selección pequeña y coherente y añada detalles cuando sean útiles.

Siete campos para empezar un registro

Estos campos son un punto de partida para las facturas de proveedores:

Campo	Tipo en IntoExcel	Utilidad
Nombre del proveedor	Texto	Agrupar registros por proveedor
Número de factura	Texto	Encontrar el documento y comprobar posibles duplicados
Fecha de factura	Texto	Registrar la fecha indicada
Subtotal de factura	Número	Separar el importe antes de impuestos
Importe de IVA de la factura	Número	Capturar el impuesto indicado
Total de factura	Número	Registrar el total declarado
Moneda	Moneda	Identificar la divisa de los importes

Estos campos predeterminados ya tienen un tipo asignado. Elija una fila por documento para un registro como este:

Ejemplo de exportación con encabezados en inglés. Los campos seleccionados determinan las columnas.

Distinguir referencias y fechas

Los números de factura pueden contener letras, barras y ceros iniciales: trátelos como texto. Distintos proveedores pueden usar el mismo número. Compare proveedor y referencia juntos al buscar duplicados y confirme con los originales.

La fecha de factura no es necesariamente la de vencimiento o prestación del servicio. Las fechas se extraen como texto; compruebe los formatos ambiguos antes de convertirlos para cálculos en Excel.

Separar importes y moneda

Subtotal, impuesto y total son valores diferentes. No confunda el total de factura con el saldo pendiente tras un anticipo o pago. Añada un campo personalizado preciso si necesita ese saldo.

La moneda identifica la divisa, no el importe. IntoExcel recibe la instrucción de usar un código cuando la moneda es clara y conservar el símbolo si resulta incierta. Mantenga separadas las monedas al sumar importes.

Añadir campos de artículos para analizar compras

Elija una fila por artículo para comparar productos, cantidades o precios.

Mantenga proveedor y número de factura como referencias comunes y seleccione:

• Nombre del artículo — Texto: descripción del producto o servicio.
• Cantidad — Número: cantidad indicada.
• Precio unitario — Número: precio por la unidad especificada.
• Porcentaje de IVA — Porcentaje: tipo asociado al artículo.
• Importe de IVA del artículo — Número: impuesto asociado al artículo.

Ejemplo por artículo con encabezados en inglés. Los campos anteriores son predeterminados; añada un campo Número personalizado para el total de línea si lo necesita.

Use una etiqueta precisa como «Total de línea sin impuestos indicado en la factura». Descuentos, gastos de envío o redondeos pueden hacer que cantidad por precio unitario no explique todos los totales.

El total de factura puede repetirse en cada artículo. No lo sume como un importe de línea. Compruebe también si las cantidades son unidades, paquetes, horas u otra medida antes de comparar precios.

Añadir campos personalizados útiles

Según el documento, puede solicitar:

Campo personalizado	Tipo sugerido	Utilidad
Referencia del pedido	Texto	Vincular con un pedido
Fecha de vencimiento impresa	Texto	Capturar una fecha distinta
Código de producto del proveedor	Texto	Conservar identificadores
Unidad de medida	Texto	Distinguir unidades, cajas u horas
Gastos de envío sin impuestos	Número	Separar costes de envío
Porcentaje de descuento	Porcentaje	Capturar un porcentaje indicado

Son ejemplos de solicitudes, no una garantía de que cada factura contenga esos valores. La información ausente debe quedar vacía.

Otros campos predeterminados incluyen dirección y número de IVA del proveedor, nombre del cliente y direcciones de facturación y entrega. Selecciónelos para una necesidad concreta en lugar de recopilar todo automáticamente.

Seleccionar y extraer con IntoExcel

1. Abra la página de extracción de IntoExcel y suba facturas PDF o imágenes legibles.
2. Despliegue la categoría de facturas y marque los campos. Abrirla no selecciona todo; use el botón de selección completa si lo necesita.
3. Añada campos personalizados con Auto, Texto, Número, Porcentaje o Moneda.
4. Elija la organización de filas e inicie la extracción.
5. Revise y corrija los resultados y descargue Excel.

Use archivos separados para documentos independientes. Si un archivo contiene varios documentos distintos, IntoExcel procesa solo el primero.

Revisar los valores antes de utilizarlos

Compare proveedores, referencias, fechas e importes con los originales. Distinga tipos e importes de impuestos y examine valores ausentes o ambiguos. Una celda vacía no es un cero.

IntoExcel utiliza IA y puede cometer errores. Extraer un impuesto no confirma su tratamiento correcto, y descargar una hoja no registra automáticamente asientos contables.

Empiece por el registro de siete campos y añada detalles según la tarea. Mantenga después esa selección en documentos comparables.

Elija sus campos de factura con IntoExcel.com.