Copiar nombres de proveedores, números de factura e importes en Excel añade tareas repetitivas al trabajo contable. La extracción de datos puede reducir esa escritura al preparar una primera versión de la hoja de cálculo para su revisión.

Con IntoExcel.com, usted elige las columnas que necesita y decide si cada fila representa un documento o un artículo. Después de la extracción, puede comprobar y editar los resultados antes de descargar el archivo Excel.

Dónde se invierte tiempo en la entrada de datos contables

Un registro de facturas suele empezar con la misma rutina: abrir un archivo, localizar el proveedor y la referencia, copiar la fecha y los importes, y repetir con el siguiente documento. Los distintos diseños de las facturas dificultan estandarizar el trabajo.

Automatizar la extracción de datos de facturas permite dedicar parte de ese esfuerzo a revisar en lugar de escribir. El objetivo es copiar menos valores sin perder el control sobre los datos utilizados.

Elegir los campos que necesita la hoja de cálculo

Empiece por las columnas necesarias para su tarea. Para un registro de facturas, puede seleccionar:

Campo	Tipo	Utilidad
Nombre del proveedor	Texto	Identificar al proveedor
Número de factura	Texto	Conservar referencias, incluidos los ceros iniciales
Fecha de factura	Texto	Mantener la fecha como texto extraído
Subtotal de la factura	Número	Registrar el importe antes de impuestos
Importe de IVA de la factura	Número	Registrar el impuesto indicado
Total de la factura	Número	Registrar el total indicado
Moneda	Moneda	Identificar la moneda por separado de los importes

Los campos predeterminados de IntoExcel ya tienen un tipo asignado. Al crear un campo personalizado, indique un nombre claro y elija Auto, Texto, Número, Porcentaje o Moneda. Por ejemplo, utilice Texto para una referencia de orden de compra y Porcentaje para un tipo impositivo.

El tipo Moneda sirve para identificar la divisa, no para extraer un importe monetario. Si el documento no permite identificarla claramente, puede conservarse un símbolo en el resultado que requiera revisión.

Extraer datos de facturas a Excel con IntoExcel

1. Subir los documentos

Abra la herramienta de extracción de IntoExcel y seleccione o arrastre sus archivos PDF o imágenes. Utilice un archivo por documento: cuando un archivo contiene varios documentos distintos, solo se procesa el primero.

2. Seleccionar las columnas

Elija los campos predeterminados necesarios y añada los personalizados. Una etiqueta concreta, como «Referencia de la orden de compra», expresa mejor la solicitud que «Referencia».

3. Elegir una fila por documento o por artículo

Una fila por documento resulta útil para un registro con el proveedor, el número de factura y el total de cada archivo.

Ejemplo de hoja por documento. Las columnas dependen de los campos seleccionados. La captura muestra encabezados en inglés.

Una fila por artículo resulta útil para analizar las compras en detalle. Seleccione el nombre del artículo, la cantidad, el precio unitario y el tipo impositivo, además de la referencia de factura.

Ejemplo de filas por artículo con encabezados en inglés. Los valores de la factura pueden repetirse en cada artículo: no sume un total de factura repetido como si fuera el importe de cada artículo.

4. Extraer, revisar y descargar

Inicie la extracción, compare los resultados con los documentos originales y corrija las celdas necesarias. Después, descargue el archivo Excel.

La exportación proporciona una hoja de cálculo para trabajar; por sí sola, no registra asientos en su software contable.

Un ejemplo hipotético de ahorro de tiempo

Supongamos que procesa 200 facturas al mes. Solo a modo de ilustración, imaginemos que la entrada manual y la comprobación requieren tres minutos por factura:

• Proceso manual: 200 × 3 minutos = 10 horas.
• Proceso con extracción: supongamos 1 hora para preparar, subir, procesar y exportar los archivos, más 1 minuto por factura para revisar y corregir.
• Tiempo total con extracción: 4 horas y 20 minutos, una diferencia de 5 horas y 40 minutos.

Son supuestos ficticios de planificación, no mediciones del rendimiento de IntoExcel ni resultados de un cliente. Los documentos complejos y las correcciones adicionales pueden reducir o eliminar ese ahorro. Pruebe un lote representativo y mida el proceso completo, incluida la revisión.

Qué comprobar antes de utilizar la hoja de cálculo

Compare las referencias, las fechas, los totales y los impuestos con los originales. Un valor ausente se representa mediante una celda vacía: revise esas celdas en lugar de considerarlas ceros.

Mantenga separados los importes de distintas monedas. Compruebe los símbolos ambiguos y asegúrese de que los valores destinados a cálculos sean números y no texto. Las fechas se extraen como texto; conviértalas en Excel si necesita hacer cálculos con ellas.

En las filas por artículo, compruebe que estén los artículos esperados y distinga sus importes de los totales del documento que se repiten. Revise también que no haya subido la misma factura dos veces.

Empezar con un pequeño lote

Elija unas cuantas facturas con diseños diferentes, defina las columnas del registro y compare los resultados exportados con los originales. Así podrá evaluar cómo encaja la extracción en su trabajo contable.

Extraiga sus documentos contables con IntoExcel.com.