Los documentos empresariales resultan más fáciles de comparar cuando sus datos útiles se organizan en columnas coherentes. No siempre necesitas extraer todos los valores. Decide primero qué quieres controlar: gastos, pedidos, movimientos bancarios, existencias o fechas de acuerdos.

Estos son 10 tipos de documentos de los que las empresas deberían extraer datos, con campos recomendados y comprobaciones prácticas. IntoExcel.com permite subir PDF o imágenes, elegir campos predeterminados o personalizados, revisar los resultados y exportarlos a Excel. Son sugerencias para probar con tus documentos, no una garantía de lectura correcta de cualquier diseño.

1. Facturas de proveedores

Campos útiles: proveedor, número de factura, fecha, subtotal, impuestos, total y moneda.

Elige una fila por documento para un registro de facturas. Para analizar compras, utiliza una fila por artículo con descripción, cantidad y precio unitario. Mantén las referencias como Texto para conservar ceros iniciales. Distingue las facturas rectificativas o notas de crédito de los nuevos cargos.

2. Recibos y justificantes de gastos

Campos útiles: comercio, fecha, referencia del recibo, impuestos, total y moneda.

La tabla ayuda a revisar gastos. El nombre del empleado, el estado del reembolso y las categorías internas quizá no figuren en el recibo; añádelos tú en Excel. No pidas a la extracción que los invente. Revisa la impresión deteriorada y distingue el importe pagado del cambio devuelto.

3. Pedidos de compra

Campos útiles: número de pedido, proveedor, fecha, referencia de producto, cantidad solicitada, precio unitario y fecha de entrega indicada.

Una fila por artículo permite comparar el pedido con facturas y entregas. Separa cantidades solicitadas y entregadas. Un pedido registra una solicitud de compra; por sí solo no demuestra que la mercancía haya llegado o se haya pagado.

4. Extractos bancarios

Campos útiles: fecha del movimiento, concepto, referencia, cargo, abono, moneda y saldo tras el movimiento, si aparece.

Utiliza el modo por artículo para obtener una fila por movimiento. Da nombres precisos a los campos personalizados, como «Cargo tal como aparece» y «Abono tal como aparece». Revisa signos, periodos y saldos inicial y final. La extracción prepara la conciliación; no vincula automáticamente movimientos y facturas.

5. Informes financieros

Campos útiles: periodo, indicador o nombre de cuenta, importe publicado, moneda y escala de las cifras.

Un informe puede mezclar datos reales, presupuestos y periodos anteriores. Pide «Importe real del periodo actual» en lugar de «Importe». Anota si las cifras están expresadas en unidades o miles. Si hay tablas independientes, trabaja con una sección bien delimitada en vez de asumir que todas las filas pertenecen al mismo conjunto.

6. Catálogos y listas de precios

Campos útiles: código de producto, descripción, tamaño del envase, unidad de medida, precio indicado y moneda.

Una fila por producto sirve como base para comparar proveedores. Usa Texto para los códigos, aunque solo contengan dígitos. Comprueba si el precio corresponde a una unidad, caja u otra medida y si incluye impuestos. La tabla representa el catálogo facilitado en un momento concreto.

7. Albaranes de entrega

Campos útiles: número de albarán, referencia del pedido, fecha de entrega indicada, código de producto y cantidad entregada.

Utiliza el modo por artículo y compara el resultado con tu tabla de pedidos en Excel. Comprueba entregas parciales y diferencias de unidades. Las cantidades del albarán deben contrastarse con tus registros de recepción: la extracción no verifica la llegada física de la mercancía.

8. Contratos y acuerdos de servicios

Campos útiles: referencia, partes identificadas, fecha de firma, fechas de inicio y fin indicadas, y condiciones de pago tal como están escritas.

Una fila por acuerdo permite crear un registro consultable. Usa campos Texto para fechas y cláusulas. Revisa los originales y sus modificaciones antes de confiar en la tabla. Se trata de extraer información explícita, no de interpretar obligaciones ni calcular plazos automáticamente.

9. Informes de inventario

Campos útiles: fecha del informe, código de producto, ubicación, existencias y unidad de medida.

Elige una fila por entrada de inventario. Conserva ubicación y fecha para no mezclar almacenes o periodos por error. Los datos extraídos son una fotografía del stock, no un inventario en tiempo real. Revisa los códigos repetidos antes de eliminar supuestos duplicados.

10. Documentos de envío

Campos útiles: referencia del envío, transportista, origen, destino, fecha de expedición, número de bultos, peso y coste de transporte indicado.

Elige el modo por documento para un registro de envíos o por artículo para una lista de contenido. Separa fechas estimadas y reales cuando aparezcan ambas. La tabla ayuda a revisar los envíos, pero no ofrece seguimiento en directo ni confirma su entrega.

Elige la estructura de Excel antes de extraer

Utiliza una fila por documento para un registro de referencias, fechas y totales.

Ejemplo de tabla por documento. Los encabezados de la captura están en inglés.

Utiliza una fila por artículo para productos, movimientos o entradas de inventario. Los valores comunes pueden repetirse: no sumes un total de factura repetido como si fuera el importe de cada artículo.

Ejemplo de tabla detallada, con encabezados en inglés. Elige columnas que describan los elementos repetidos que necesitas.

Configura la extracción en IntoExcel

1. Abre la página de extracción de documentos de IntoExcel y sube tu PDF o imagen.
2. Selecciona campos predeterminados o crea campos personalizados con nombres claros.
3. Elige el tipo: Automático, Texto, Número, Porcentaje o Moneda. Fechas e identificadores funcionan como Texto; importes y cantidades suelen necesitar Número.
4. Selecciona filas por documento o artículo e inicia la extracción.
5. Compara la tabla con el original y expórtala a Excel.

Los valores ausentes dejan celdas vacías. Una moneda ambigua puede conservar su símbolo en vez de recibir un código supuesto. Revisa esos datos antes de sumar importes de varios archivos.

Mantén un documento independiente por archivo: el flujo actual solo procesa el primer documento de un archivo combinado. La salida está limitada a 500 filas por archivo; revisa los avisos de truncamiento. Si los elementos repetidos no están claros, el resultado puede reducirse a un resumen del documento.

Empieza por una tarea recurrente

Un ejemplo hipotético de compras podría comparar un pedido, un albarán y una factura. Extrae cada uno por separado y compara sus referencias, cantidades e importes en Excel. IntoExcel prepara las tablas; todavía debes relacionar los registros e investigar las diferencias.

Empieza con un lote pequeño y representativo en IntoExcel.com. Conserva los originales junto a las hojas revisadas y añade columnas solo cuando tengan una finalidad concreta.