Unternehmen erhalten jede Woche eine große Anzahl von Dokumenten: Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, Berichte, Verträge und mehr. Diese Dokumente enthalten wertvolle Informationen wie Daten, Preise, Produktdetails und Lieferantennamen.

Wenn diese Daten jedoch in PDF-Dateien oder Bildern „gefangen“ bleiben, ist es schwierig, sie effektiv zu analysieren oder zu nutzen.

Einer der einfachsten und leistungsstärksten Wege, Dokumentendaten zu verwalten, besteht darin, sie in einer strukturierten Excel-Datei zu speichern. Indem Sie all Ihre Dokumentendaten in einer einzigen Tabellenkalkulation extrahieren und organisieren, erhalten Sie eine wesentlich bessere Kontrolle über Ihre Informationen.

In diesem Artikel erklären wir, warum das Führen einer Excel-Datei mit all Ihren Dokumentendaten für Unternehmen und Fachleute extrem nützlich sein kann.

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Dokumente enthalten wertvolle Daten

Viele Dokumente enthalten strukturierte Informationen, die Unternehmen dabei helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen.

Beispielsweise enthalten Rechnungen in der Regel:

• Name des Lieferanten
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Produktdetails
• Mengen
• Preise
• Steuern
• Summen

Wenn diese Dokumente als PDFs verbleiben, erfordert der Zugriff auf diese Informationen das individuelle Öffnen jeder Datei.

Durch das Speichern der extrahierten Daten in Excel werden die Informationen durchsuchbar, sortierbar und leicht analysierbar.

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Excel macht die Datenanalyse einfach

Excel ist eines der am weitesten verbreiteten Werkzeuge für die Datenanalyse. Sobald Ihre Dokumentendaten in einer Tabellenkalkulation organisiert sind, können Sie schnell nützliche Operationen durchführen wie:

• Sortieren von Rechnungen nach Lieferant
• Filtern von Transaktionen nach Datum
• Berechnen von Summen und Durchschnittswerten
• Identifizieren von Ausgabemustern
• Verfolgen von Produktkäufen

Beispielsweise kann ein Unternehmen schnell Fragen beantworten wie:

• Wie viel haben wir im letzten Monat bei diesem Lieferanten ausgegeben?
• Welche Produkte werden am häufigsten gekauft?
• Wie hoch sind unsere monatlichen Ausgaben?

Ohne strukturierte Daten erfordert die Beantwortung dieser Fragen das manuelle Durchsehen von Dutzenden von Dokumenten.

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Zentralisieren Sie all Ihre Dokumenteninformationen

Ein weiterer Vorteil der Speicherung von Dokumentendaten in Excel ist die Zentralisierung.

Anstatt Ordner voller PDFs zu durchsuchen, können Sie eine einzige Tabellenkalkulation führen, die die wichtigsten Informationen aus jedem Dokument enthält.

Diese Tabellenkalkulation wird zu einer zentralen Datenbank, die Folgendes enthalten kann:

Datum	Lieferant	Produkt	Menge	Preis	Gesamt

Wenn alle Dokumenteninformationen an einem Ort sind, wird es viel einfacher, die Geschäftsaktivitäten zu verfolgen.

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Finanzverfolgung verbessern

Für Buchhaltungs- und Finanzteams ist es unerlässlich, über strukturierte Daten zu verfügen.

Wenn Rechnungsinformationen in Excel gespeichert sind, können Unternehmen:

• Ausgaben nach Lieferanten verfolgen
• Monatliche Ausgaben überwachen
• Rechnungen mit Zahlungen abgleichen
• Einkaufstrends analysieren

Dies macht die Finanzberichterstattung und Budgetierung viel einfacher.

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Manuelle Arbeit reduzieren

Das manuelle Öffnen von Dokumenten und das Kopieren von Informationen in Tabellenkalkulationen kann Stunden dauern.

Moderne Dokumentenextraktionstools ermöglichen es Unternehmen, Dokumentendaten automatisch zu extrahieren und Excel-Dateien sofort zu füllen.

Anstatt Informationen aus jeder Rechnung oder Quittung manuell abzutippen, wird der Prozess zu:

1. Dokument hochladen
2. Relevante Daten extrahieren
3. Ergebnisse nach Excel exportieren

Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.

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Dokumentendaten automatisch extrahieren

Tools wie IntoExcel machen es einfach, Dokumente in strukturierte Excel-Dateien umzuwandeln.

Mit IntoExcel können Sie:

• PDFs, Bilder oder gescannte Dokumente hochladen
• die Felder auswählen, die Sie extrahieren möchten
• automatisch eine saubere Excel-Datei generieren

IntoExcel kann auch detaillierte Einzelposten extrahieren, was bedeutet, dass jedes Produkt einer Rechnung als eigene Zeile in der Tabellenkalkulation erscheinen kann.

Dies ermöglicht es Unternehmen, eine viel tiefere Analyse von Käufen und Ausgaben durchzuführen.

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Testen Sie IntoExcel

Wenn Sie all Ihre Dokumentendaten automatisch in Excel organisieren möchten, können Sie IntoExcel ausprobieren.

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Laden Sie Ihr Dokument hoch und erhalten Sie in Sekundenschnelle eine strukturierte Excel-Datei.

Starten Sie hier:
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Sie können mit kostenlosen Extraktionen beginnen, um zu sehen, wie einfach es ist, Ihre Dokumentendaten zu verwalten.

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Fazit

Dokumente wie Rechnungen und Berichte enthalten wertvolle Daten, aber wenn diese Informationen in PDFs verbleiben, sind sie schwer zu nutzen.

Durch das Extrahieren von Dokumentendaten und deren Speicherung in einer strukturierten Excel-Datei können Unternehmen:

• Informationen zentralisieren
• Ausgaben und Käufe analysieren
• die Finanzverfolgung verbessern
• Zeit bei manueller Arbeit sparen

Das Organisieren von Dokumentendaten in Excel verwandelt statische Dateien in nützliche, umsetzbare Informationen, die bessere Geschäftsentscheidungen unterstützen können.