Wenn Ihre Arbeit regelmäßig mit einer PDF-Datei beginnt und in einer Tabelle endet, kennen Sie den Ablauf: Referenz suchen, Datum kopieren, Betrag eingeben und wiederholen. Automatische Datenextraktion kann einen Teil dieser Übertragung übernehmen, damit mehr Raum für Prüfung und Nutzung der Informationen bleibt.

IntoExcel.com überträgt angeforderte Daten aus PDFs und Bildern in eine bearbeitbare Tabelle zum Excel-Export. Die folgenden fünf Tätigkeitsbereiche bieten passende Einsatzmöglichkeiten. Ob sich der Ablauf lohnt, hängt von Ihren Dokumenten und dem Prüfaufwand ab, nicht allein von der Berufsbezeichnung.

Die Beispiele sind Vorschläge für Arbeitsabläufe, keine Kundenberichte oder gemessenen Leistungsversprechen.

1. Buchhalter: eine Rechnungsliste vorbereiten

Lieferantenrechnungen und Ausgabenbelege enthalten Angaben, die häufig in einer gemeinsamen Tabelle benötigt werden.

Mögliche Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Zwischensumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Währung.

Wählen Sie eine Zeile pro Dokument für eine Rechnungsliste. Nach der Prüfung können Sie den Export nach Lieferant oder Datum sortieren und in Ihren üblichen Buchhaltungsablauf einbeziehen.

Beispiel mit einer Zeile pro Dokument und englischen Überschriften. Die ausgewählten Felder bestimmen die Spalten.

Vergleichen Sie Referenzen und Beträge mit den Originalen und suchen Sie nach doppelten Dokumenten. Ein Excel-Export erstellt nicht von selbst Buchungen in einer Buchhaltungssoftware.

2. Einkaufsteams: Lieferantenpositionen vergleichen

Bestellungen, Angebote und Rechnungen können Produkte mit unterschiedlichen Mengen, Preisen und Referenzen enthalten. Eine Tabelle erleichtert den Vergleich.

Mögliche Felder: Lieferant, Dokumentreferenz, Produktbeschreibung, Lieferantenartikelnummer, Menge, Einzelpreis und Währung. Ergänzen Sie eigene Felder, wenn die Standardauswahl nicht ausreicht.

Wählen Sie eine Zeile pro Position für einzelne Produkte. Vergleichen Sie in Excel gleichartige Einheiten und halten Sie Währungen getrennt, bevor Sie Preise beurteilen.

Positionsbeispiel mit englischen Überschriften. Rechnungsbeträge können sich wiederholen: Addieren Sie diese nicht wie einzelne Positionsbeträge.

Ein Einkäufer könnte beispielsweise dasselbe Produkt aus zwei Angeboten vergleichen. Dabei muss weiterhin geprüft werden, ob ein Preis pro Stück und der andere pro Packung gilt.

3. E-Commerce-Verantwortliche: Einkaufsdaten organisieren

Lieferantenrechnungen und Packlisten können als Grundlage für eine Tabelle eingekaufter Produkte dienen, ohne jede Zeile abzutippen.

Mögliche Felder: Lieferant, Rechnungsreferenz, Produktcode, Beschreibung, Menge und Einzelpreis.

Verwenden Sie Text für eigene Produktcode-Felder, damit Kennungen als Referenzen behandelt werden, und Zahl für Mengen und Beträge. Prüfen Sie Codes und Mengen, bevor Sie den Export für eine Einkaufskostenübersicht verwenden.

Ein hypothetischer Händler könnte die geprüften Einkaufsdaten mit bereits vorhandenen Verkaufs- und Gebührendaten verbinden. IntoExcel extrahiert die angeforderten Dokumentwerte; es berechnet nicht automatisch eine vollständige Gewinnspanne und synchronisiert keine Shopbestände.

4. Finanzanalysten: Quelldaten für die Analyse vorbereiten

Kontoauszüge, Ausgabenberichte und andere Finanzdokumente können wiederkehrende Einträge enthalten, die in einer Tabelle benötigt werden.

Mögliche Felder: Buchungsdatum, Beschreibung, Soll, Haben, Währung oder ein eindeutig benannter Wert für eine Berichtsperiode.

Verwenden Sie Positionszeilen für Transaktionen und Dokumentzeilen für Zusammenfassungen. Enthält ein Bericht mehrere unabhängige Tabellen, benennen Sie die Felder präzise und prüfen Sie, ob die Ergebnisse zur richtigen Tabelle und Periode gehören.

„Umsatz im Geschäftsjahr 2025“ ist beispielsweise genauer als „Umsatz“. Die Extraktion bereitet Quelldaten vor; Berechnungen, Interpretation und Kontrollen bleiben Teil der Analyse.

5. Logistikkoordinatoren: Lieferdaten zusammenführen

Lieferscheine, Packlisten und Versanddokumente enthalten Referenzen, die mit Bestellungen oder Wareneingängen verglichen werden können.

Mögliche Felder: Lieferreferenz, Bestellnummer, Artikelcode, versandte Menge, Zielort und das auf dem Dokument angegebene Lieferdatum.

Wählen Sie Dokumentzeilen für ein Lieferverzeichnis oder Positionszeilen für dessen Inhalt. Präzise Bezeichnungen wie „Versandte Menge“ unterscheiden gelieferte von bestellten Angaben.

Ein hypothetischer Koordinator könnte den geprüften Export in Excel mit einer vorhandenen Bestellliste vergleichen. Datum oder Status auf einem Dokument sind keine Live-Sendungsverfolgung: IntoExcel aktualisiert keine Versandereignisse.

IntoExcel im eigenen Arbeitsablauf verwenden

1. Öffnen Sie die IntoExcel-Extraktionsseite und laden Sie lesbare PDFs oder Bilder hoch.
2. Wählen Sie Standardfelder oder ergänzen Sie eigene Felder mit Auto, Text, Zahl, Prozentsatz oder Währung.
3. Entscheiden Sie sich vor der Extraktion für eine Zeile pro Dokument oder eine Zeile pro Position.
4. Vergleichen Sie die Tabelle mit den Quellen, korrigieren Sie Werte und laden Sie die Excel-Arbeitsmappe herunter.

Speichern Sie eigenständige Dokumente in getrennten Dateien. Enthält eine Datei mehrere separate Dokumente, verarbeitet IntoExcel nur das erste.

Mit einer wiederkehrenden Aufgabe beginnen

Wählen Sie eine regelmäßige Aufgabe, definieren Sie die benötigte Tabelle und testen Sie eine repräsentative Auswahl. Berücksichtigen Sie neben der Extraktion auch Prüf- und Korrekturzeit.

IntoExcel verwendet KI und kann Fehler machen. Prüfen Sie fehlende Werte, mehrdeutige Währungen und Hinweise. Eine leere Zelle bedeutet, dass ein Wert nicht gefunden wurde, nicht dass er null ist.

Für diese fünf Bereiche ist das praktische Ziel gleich: weniger Aufwand für die Übertragung von Informationen und weiterhin Kontrolle über das Endergebnis.

Testen Sie Ihren Dokumentenablauf mit IntoExcel.com.