Rechnungen kommen in vielen Formaten vor.

Einige sind saubere digitale PDFs, die von Buchhaltungssoftware generiert wurden. Andere sind gescannte Dokumente oder Fotos, manchmal unscharf oder schlecht formatiert.

Für Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung dar:
wie man Daten konsistent aus beiden Arten von Dokumenten extrahiert.

Die manuelle Verarbeitung dieser Rechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Glücklicherweise können moderne KI-Tools wie IntoExcel strukturierte Daten sowohl aus klaren PDFs als auch aus gescannten Rechnungen extrahieren und in saubere Excel-Dateien umwandeln.

In diesem Artikel erklären wir, wie das funktioniert und warum es jede Woche Stunden an Arbeit sparen kann.

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Die zwei Arten von Rechnungen, die Unternehmen erhalten

1. Klare (digitale) PDF-Rechnungen

Diese Rechnungen werden digital erstellt und enthalten in der Regel:

• auswählbaren Text
• strukturierte Layouts
• klare Formatierung

Sie sind einfacher zu verarbeiten, da die Daten bereits für Software lesbar sind.

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2. Gescannte oder bildbasierte Rechnungen

Dazu gehören:

• gescannte Papierrechnungen
• mit Smartphones aufgenommene Fotos
• PDFs in geringer Qualität
• Dokumente mit Schatten oder Verzerrungen

Diese Rechnungen enthalten keinen auswählbaren Text, was die manuelle Extraktion erschwert.

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Warum das Extrahieren gescannter Rechnungen schwierig ist

Im Gegensatz zu digitalen PDFs erfordern gescannte Rechnungen OCR (Optical Character Recognition), um den Text zu erkennen und zu interpretieren.

Herausforderungen sind unter anderem:

• uneinheitliche Layouts
• unscharfer Text
• verschiedene Sprachen
• handgeschriebene Elemente
• unterschiedliche Rechnungsformate

Herkömmliche Tools haben oft Schwierigkeiten mit diesen Dokumenten, insbesondere beim Extrahieren strukturierter Daten wie Einzelposten.

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Wie IntoExcel beide Arten von Dokumenten verarbeitet

IntoExcel ist darauf ausgelegt, Daten sowohl aus sauberen PDFs als auch aus gescannten Rechnungen zu extrahieren, indem es eine Kombination aus KI- und OCR-Technologien einsetzt.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Rechnung hoch

Laden Sie ein beliebiges Dokument hoch:

• PDF-Dateien
• gescannte Dokumente
• Bilder (JPG, PNG)

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Schritt 2: Wählen Sie die Datenfelder aus

Wählen Sie aus, was Sie extrahieren möchten:

• Name des Lieferanten
• Rechnungsnummer
• Datum
• Summen
• MwSt.
• Einzelposten

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Schritt 3: KI verarbeitet das Dokument

Das System:

• liest digitale PDFs direkt aus
• wendet OCR auf gescannte Dokumente an
• identifiziert relevante Felder
• strukturiert die Daten automatisch

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Schritt 4: Laden Sie Ihre Excel-Datei herunter

Das Ergebnis ist eine saubere Excel-Datei, in der:

• jede Rechnung strukturiert ist
• jedes Feld in Spalten organisiert ist
• Einzelposten als separate Zeilen erscheinen können

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Beispiel für die Rechnungsextraktion

Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wie sowohl digitale als auch gescannte Rechnungen in strukturierte Excel-Daten umgewandelt werden können.

Selbst komplexe oder minderwertige Rechnungen können in nutzbare Datensätze umgewandelt werden.

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Einzelposten aus Rechnungen extrahieren

Eines der leistungsstärksten Features von IntoExcel ist die Möglichkeit, Einzelposten (Line Items) zu extrahieren.

Anstatt eine Rechnung in einer Zeile zusammenzufassen, können Sie Folgendes extrahieren:

Rechnung	Produkt	Menge	Einzelpreis	Gesamt

Jedes Produkt wird zu einer eigenen Zeile in Excel.

Dies ist äußerst nützlich für:

• die Buchhaltung
• die Bestandsverfolgung
• die Kostenanalyse
• den Lieferantenvergleich

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Vorteile der Extraktion sowohl von PDF- als auch von gescannten Rechnungen

Zeit sparen

Verarbeiten Sie Rechnungen in Sekunden statt in Minuten.

Jedes Dokumentenformat bewältigen

Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob die Rechnung digital oder gescannt vorliegt.

Fehler reduzieren

Vermeiden Sie manuelle Tippfehler.

Ihre Daten standardisieren

Alle Rechnungen werden in ein einheitliches Excel-Format konvertiert.

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Wer profitiert am meisten davon?

Dieser Workflow ist besonders nützlich für:

• Buchhalter und Steuerberater
• E-Commerce-Unternehmen
• Finanzteams
• Einkaufsabteilungen

Jedes Team, das große Mengen an Rechnungen verarbeitet, kann von der Automatisierung profitieren.

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IntoExcel testen

Wenn Ihr Unternehmen sowohl digitale als auch gescannte Rechnungen erhält, kann die Automatisierung Ihren Arbeitsablauf erheblich vereinfachen.

👉 Try IntoExcel

Laden Sie Ihre Rechnung hoch und erhalten Sie sofort eine strukturierte Excel-Datei.

Sie können mit kostenlosen Extraktionen beginnen, um zu testen, wie gut es mit Ihren Dokumenten funktioniert.

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Fazit

Rechnungen kommen in vielen Formaten vor, aber der Bedarf bleibt derselbe: genaue Daten schnell zu extrahieren.

Egal, ob Sie mit sauberen PDFs oder gescannten Rechnungen arbeiten, moderne KI-Tools können heute beide mit hoher Genauigkeit verarbeiten.

Durch die Automatisierung der Rechnungsdatenextraktion können Unternehmen:

• die manuelle Dateneingabe eliminieren
• Dokumente schneller verarbeiten
• die Datengenauigkeit verbessern
• strukturierte Datensätze für Analysen aufbauen

Mit Tools wie IntoExcel war das Extrahieren von Rechnungsdaten noch nie so einfach, unabhängig vom Dokumentformat.