Lieferanten schicken digitale PDFs, eingescannte Papierrechnungen oder Fotos. Das Ziel bleibt gleich: wichtige Angaben in Excel übernehmen, ohne jedes Feld neu einzutippen.

IntoExcel.com verarbeitet PDFs und Bilder mit KI. Sie wählen die Spalten sowie eine Zeile pro Dokument oder Position. Eine lesbare Quelle und die Kontrolle der Ergebnisse bleiben erforderlich: Aus einem unscharfen Scan lassen sich verlorene Details nicht zuverlässig wiederherstellen.

Digitales PDF oder Scan: Was unterscheidet sie?

Digitale PDFs enthalten häufig auswählbaren Text. Ein reiner Bildscan speichert die Seite als Bild; manche gescannten PDFs besitzen zusätzlich eine durchsuchbare Textebene. Die Textauswahl allein sagt deshalb nicht alles über Herkunft und Qualität aus.

Prüfen Sie Rechnungsnummer, Dezimalzeichen und Spaltenüberschriften. Ein klarer Scan kann hilfreicher sein als ein fehlerhaft exportiertes PDF mit abgeschnittenen Summen.

IntoExcel übergibt das PDF oder Bild an sein KI-Extraktionsmodell. Sie müssen keinen separaten OCR-Modus wählen. Neben dem Lesen muss das Modell die Werte den gewünschten Spalten zuordnen.

1. Eine lesbare Vorlage vorbereiten

Nutzen Sie möglichst das Original-PDF. Bei Scans oder Fotos:

• Erfassen Sie die ganze Seite einschließlich Referenzen, Summen und Tabellenrändern.
• Halten Sie die Seite gerade und möglichst flach.
• Vermeiden Sie Reflexionen, Schatten auf Zahlen und Bewegungsunschärfe.
• Prüfen Sie kleine Zeichen bei normaler Vergrößerung.
• Nehmen Sie die relevanten Seiten derselben Rechnung auf.

Verwenden Sie ein eigenständiges Dokument pro Datei. Enthält eine Datei mehrere unabhängige Rechnungen, verarbeitet der aktuelle Ablauf nur das erste Dokument. Laden Sie Rechnungen separat hoch.

Öffnen Sie die IntoExcel-Extraktionsseite und fügen Sie Ihr PDF oder Bild hinzu.

2. Passende Felder auswählen

Klappen Sie Rechnung, Beleg und Bestellung auf und markieren Sie die gewünschten Felder. Das Öffnen zeigt nur die Auswahl; Alle auswählen markiert die ganze Kategorie.

Für ein Rechnungsregister reichen zunächst Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Währung. Ergänzen Sie Positionsfelder nur bei Bedarf.

Information	Empfohlener Typ	Zweck
Rechnungsnummer oder Produktreferenz	Text	Buchstaben und führende Nullen erhalten
Rechnungsdatum	Text	Schreibweise zur Kontrolle behalten
Betrag, Menge oder Einzelpreis	Zahl	Berechnungen bei eindeutiger Erkennung
Steuersatz	Prozent	Als Prozentsatz anzeigen
Währung	Währung	Code verwenden, wenn das Dokument ihn belegt

Standardfelder haben bereits einen Typ. Unter Benutzerdefinierte Felder erstellen können Sie weitere Felder mit präzisen Namen und den Typen Automatisch, Text, Zahl, Prozent oder Währung anlegen. „Bestellreferenz auf der Rechnung“ ist eindeutiger als „Referenz“.

3. Dokument- oder Positionszeilen wählen

Mit einer Zeile pro Dokument erstellen Sie ein Rechnungsregister mit den ausgewählten Werten.

Beispiel mit englischen Überschriften. Die tatsächlichen Spalten hängen von Ihrer Auswahl ab.

Mit einer Zeile pro Position erhalten Beschreibungen, Mengen und Einzelpreise eigene Zeilen.

Beispiel einer Positionstabelle mit englischen Überschriften. Gemeinsame Rechnungsangaben können sich wiederholen.

Addieren Sie einen wiederholten Rechnungsbetrag nicht als Positionsbetrag. Für eine gedruckte Zeilensumme erstellen Sie etwa das Zahlenfeld „Positionssumme ohne Steuer wie angegeben“. Einzelpreis und Positionssumme sind unterschiedliche Werte.

4. Extraktionsergebnisse prüfen

Starten Sie die Extraktion und vergleichen Sie die bearbeitbaren Ergebnisse vor dem Export mit der Vorlage:

• Können Null und Buchstabe O in einer Referenz verwechselt worden sein?
• Stimmen Dezimalzeichen und negative Beträge, insbesondere bei Gutschriften?
• Stehen Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag in den richtigen Spalten?
• Gehören Beschreibung, Menge und Preis jeder Zeile zusammen?
• Sind alle relevanten Seiten und Positionen vertreten?

Fehlende Angaben ergeben leere Zellen. Mehrdeutige Währungen können Symbole bleiben. Nicht eindeutig normalisierbare Zahlen können als Text erhalten bleiben; korrigieren Sie diese vor Berechnungen.

Derzeit sind 500 Ausgabezeilen pro Datei möglich. Beachten Sie Kürzungshinweise. Wenn keine wiederholten Positionen erkannt werden oder unabhängige Tabellen unklar sind, kann der Positionsmodus eine Dokumentzusammenfassung zurückgeben.

5. Nach Excel exportieren

Exportieren Sie die geprüfte Tabelle. Eindeutige Zahlen werden numerische Zellen, Prozentsätze erhalten eine Prozentformatierung. Daten bleiben Text. Die Dezimaldarstellung hängt von den Excel-Einstellungen ab; prüfen Sie die Datei in der vorgesehenen Arbeitsumgebung.

Einheitliche Spalten helfen beim Lieferantenvergleich, garantieren aber keine fehlerfreie Extraktion jeder Vorlage. Bewahren Sie Originalrechnungen für Kontrollen auf.

Wenn ein Scan schlechte Ergebnisse liefert

Verbessern Sie zunächst die Quelle: Fordern Sie das Original-PDF an, scannen Sie neu oder fotografieren Sie bei besserem Licht. Ausführlichere Feldnamen stellen fehlende oder unlesbare Ziffern nicht wieder her.

Verwenden Sie für einen hypothetischen Test eine lesbare digitale Rechnung und einen lesbaren Scan mit gleicher Feldauswahl. Vergleichen Sie jedes Ergebnis mit seinem Original und notieren Sie fehlende oder falsche Werte.

Beginnen Sie mit wenigen repräsentativen Dateien in IntoExcel.com. Wählen Sie passende Felder und den Zeilenmodus, kontrollieren Sie die Ergebnisse und exportieren Sie die geprüfte Tabelle.