Welche Felder lassen sich am besten aus Rechnungen extrahieren?

Rechnungen enthalten eine große Menge wertvoller Informationen. Für Unternehmen, Buchhalter und Finanzteams kann das Extrahieren der richtigen Daten aus Rechnungen die Finanzverfolgung, Berichterstattung und Analyse erheblich erleichtern.

Dennoch bewahren viele Unternehmen Rechnungen immer noch als PDF-Dateien in Ordnern auf. Dies archiviert zwar die Dokumente, macht es aber schwierig, die darin enthaltenen Daten zu analysieren.

Durch das Extrahieren wichtiger Rechnungsfelder und deren Speicherung in einer strukturierten Excel-Datei können Unternehmen statische Dokumente in nützliche Geschäftsdaten umwandeln.

In diesem Artikel untersuchen wir die nützlichsten Felder, die aus Rechnungen extrahiert werden können, und warum sie wichtig sind.

Warum Daten aus Rechnungen extrahieren?

Rechnungen gehören zu den häufigsten Geschäftsdokumenten. Sie enthalten wichtige Details über Einkäufe, Lieferanten und Zahlungen.

Das Extrahieren von Rechnungsdaten nach Excel ermöglicht es Unternehmen:

Ausgaben nach Lieferanten zu verfolgen
Produktkäufe zu analysieren
Den Cashflow zu überwachen
Abrechnungsfehler zu erkennen
Buchhaltungs-Workflows zu automatisieren

Anstatt hunderte von PDF-Dateien zu öffnen, können alle Rechnungsinformationen in einem einzigen strukturierten Datensatz zentralisiert werden.

1. Name des Lieferanten

Der Lieferantenname ist eines der wichtigsten Felder, die extrahiert werden sollten.

Er ermöglicht es Unternehmen:

Zu verfolgen, wie viel sie bei jedem Lieferanten ausgeben
Lieferantenpreise zu vergleichen
Lieferantenbeziehungen zu analysieren

Wenn Lieferantennamen in Excel gespeichert sind, ist es einfach, Rechnungen nach Anbietern zu filtern oder zu gruppieren.

2. Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer identifiziert jede Rechnung eindeutig.

Dieses Feld ist unerlässlich für:

Buchhaltungsunterlagen
Den Zahlungsabgleich
Die Vermeidung von Doppelzahlungen

Das Führen von Rechnungsnummern in Ihrem Datensatz hilft sicherzustellen, dass jede Rechnung korrekt verfolgt wird.

3. Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist für die Finanzberichterstattung von entscheidender Bedeutung.

Es ermöglicht Unternehmen:

Ausgaben nach Monaten zu verfolgen
Ausgabentrends zu überwachen
Buchhaltungsberichte zu erstellen

Das Filtern von Rechnungen nach Datum erleichtert zudem die Erstellung von monatlichen oder vierteljährlichen Finanzübersichten.

4. Gesamtbetrag

Der Rechnungsgesamtbetrag ist oft die erste Information, die Finanzteams benötigen.

Durch das Extrahieren dieses Feldes können Unternehmen schnell Folgendes berechnen:

Gesamtausgaben
Lieferantenzahlungen
Monatliche Ausgabensummen

Dieses Feld ist für die Budgetierung und Finanzanalyse unverzichtbar.

5. Steuer- / MwSt.-Betrag

Für viele Unternehmen müssen Steuern für die Einhaltung von Vorschriften und die Berichterstattung sorgfältig verfolgt werden.

Das Extrahieren von Steuer- oder MwSt.-Werten ermöglicht es Unternehmen:

Steuersummen zu berechnen
Steuererklärungen vorzubereiten
Zu überprüfen, ob die Steuersätze korrekt sind

Das Speichern dieser Informationen in Excel vereinfacht die Steuerberichterstattung und den Abgleich.

6. Währung

Einige Unternehmen erhalten Rechnungen in mehreren Währungen.

Das Extrahieren des Währungsfeldes hilft Teams:

Auslandstransaktionen zu identifizieren
Summen in die Basiswährung umzurechnen
Internationale Ausgaben zu überwachen

Dieses Feld ist besonders nützlich für Unternehmen, die mit internationalen Lieferanten zusammenarbeiten.

7. Produkt- oder Leistungsbeschreibung

Viele Rechnungen enthalten detaillierte Beschreibungen der gekauften Produkte oder Dienstleistungen.

Das Extrahieren dieser Beschreibungen ermöglicht es Unternehmen:

Einkaufsmuster zu analysieren
Häufig gekaufte Produkte zu verfolgen
Zu verstehen, wofür Geld ausgegeben wird

Diese Daten werden noch aussagekräftiger, wenn sie mit Mengen und Preisen kombiniert werden.

8. Menge

Das Mengenfeld zeigt, wie viele Einheiten eines Produkts oder einer Dienstleistung gekauft wurden.

Diese Information hilft Unternehmen:

Lagerkäufe zu verfolgen
Lieferantenbestellungen zu analysieren
Einkaufstrends zu identifizieren

In Kombination mit Produktbeschreibungen liefern Mengendaten wertvolle Einblicke in die operative Tätigkeit.

9. Einzelpreis

Der Einzelpreis gibt die Kosten für jeden Artikel oder jede Dienstleistung an.

Das Extrahieren dieses Feldes ermöglicht es Unternehmen:

Lieferantenpreise zu vergleichen
Preisänderungen im Laufe der Zeit zu erkennen
Einkaufskosten zu analysieren

Dies kann Einkaufsteams dabei helfen, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln.

10. Zeilensumme

Rechnungen enthalten oft mehrere Produkte oder Dienstleistungen.

Durch das Extrahieren von Zeilensummen können Unternehmen genau sehen, wie viel jedes Produkt zur Gesamtrechnung beiträgt.

Dies ermöglicht eine tiefere Analyse der Ausgabemuster.

Extrahieren von Rechnungsposten

Einige Unternehmen benötigen nur eine Zeile pro Rechnung, die das Dokument zusammenfasst.

Das Extrahieren von einzelnen Rechnungsposten (Line Items) liefert jedoch wesentlich detailliertere Einblicke.

Beispiel:

Rechnung	Lieferant	Produkt	Menge	Einzelpreis	Gesamt

Jedes Produkt wird zu einer eigenen Zeile, was die Analyse von Einkäufen und Beständen erleichtert.

Beispiel für in Excel extrahierte Rechnungsdaten

Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Rechnungsfelder automatisch extrahiert und in Excel organisiert werden können.

Beispiel für Rechnungsextraktion

Anstatt jedes Feld manuell einzugeben, erkennt und strukturiert das System die Informationen automatisch.

Rechnungsdatenextraktion mit IntoExcel automatisieren

Tools wie IntoExcel machen es einfach, Rechnungsfelder automatisch zu extrahieren.

Mit IntoExcel können Sie:

Rechnungen hochladen (PDF, Bilder oder Scans)
Die Felder auswählen, die Sie extrahieren möchten
Sofort eine strukturierte Excel-Datei erstellen

IntoExcel unterstützt auch die Extraktion von Einzelposten, was bedeutet, dass jedes Produkt auf einer Rechnung zu einer separaten Zeile in Excel werden kann.

Dies ermöglicht es Unternehmen, detaillierte Datensätze für Buchhaltung, Analyse und Berichterstattung aufzubauen.

IntoExcel testen

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen verarbeiten und Ihre Daten automatisch organisieren möchten, können Sie IntoExcel ausprobieren.

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Laden Sie Ihre Rechnung hoch und erhalten Sie in Sekundenschnelle eine strukturierte Excel-Datei.

Sie können mit kostenlosen Extraktionen beginnen, um zu sehen, wie einfach die Extraktion von Rechnungsdaten ist.

Fazit

Rechnungen enthalten eine Fülle wertvoller Daten, aber diese Informationen in PDFs gefangen zu halten, macht sie schwer analysierbar.

Durch das Extrahieren wichtiger Felder wie Lieferantenname, Rechnungsdatum, Summen und Produktdetails können Unternehmen Rechnungen in strukturierte Datensätze verwandeln.

Dies ermöglicht Teams:

Ausgaben zu verfolgen
Einkaufsmuster zu analysieren
Die Finanzberichterstattung zu verbessern
Buchhaltungs-Workflows zu automatisieren

Mit modernen KI-Tools war das Extrahieren von Rechnungsdaten und deren Organisation in Excel noch nie so einfach.