Lieferantennamen, Rechnungsnummern und Beträge in Excel zu übertragen, gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung. Die Datenextraktion kann einen Teil dieser Eingaben übernehmen und einen ersten Tabellenentwurf zur Prüfung erstellen.

Mit IntoExcel.com wählen Sie die benötigten Spalten und entscheiden, ob jede Zeile ein Dokument oder eine einzelne Position darstellen soll. Nach der Extraktion können Sie die Ergebnisse prüfen und bearbeiten, bevor Sie die Excel-Datei herunterladen.

Wo die Dateneingabe in der Buchhaltung Zeit kostet

Eine Rechnungsliste entsteht oft nach demselben Muster: Datei öffnen, Lieferant und Referenz suchen, Datum und Beträge übertragen und mit dem nächsten Dokument fortfahren. Unterschiedliche Rechnungslayouts erschweren einen einheitlichen Ablauf.

Die automatische Extraktion von Rechnungsdaten verlagert einen Teil der Arbeit vom Abtippen zur Kontrolle. Ziel ist es, weniger Werte manuell zu übertragen und dennoch die Kontrolle über die verwendeten Daten zu behalten.

Die passenden Felder für Ihre Tabelle auswählen

Beginnen Sie mit den Spalten, die Sie für Ihre Aufgabe benötigen. Für eine Rechnungsliste bieten sich folgende Felder an:

Feld	Typ	Zweck
Lieferantenname	Text	Lieferanten identifizieren
Rechnungsnummer	Text	Referenzen einschließlich führender Nullen erhalten
Rechnungsdatum	Text	Datum als extrahierten Text übernehmen
Rechnungszwischensumme	Zahl	Betrag vor Steuern erfassen
Umsatzsteuerbetrag der Rechnung	Zahl	Ausgewiesene Steuer erfassen
Rechnungsbetrag	Zahl	Ausgewiesenen Gesamtbetrag erfassen
Währung	Währung	Währung getrennt von Beträgen erfassen

Den Standardfeldern von IntoExcel sind bereits Typen zugewiesen. Für ein benutzerdefiniertes Feld geben Sie einen eindeutigen Namen ein und wählen Auto, Text, Zahl, Prozentsatz oder Währung. Verwenden Sie beispielsweise Text für eine Bestellreferenz und Prozentsatz für einen Steuersatz.

Der Typ Währung ist für die Währungsangabe vorgesehen, nicht für einen Geldbetrag. Ist die Währung im Dokument nicht eindeutig erkennbar, kann ein Symbol im Ergebnis stehen bleiben, das Sie prüfen müssen.

Rechnungsdaten mit IntoExcel nach Excel extrahieren

1. Dokumente hochladen

Öffnen Sie das Extraktionstool von IntoExcel und wählen Sie Ihre PDF- oder Bilddateien aus oder ziehen Sie sie in den Upload-Bereich. Verwenden Sie pro Dokument eine eigene Datei: Enthält eine Datei mehrere eigenständige Dokumente, wird nur das erste verarbeitet.

2. Spalten auswählen

Wählen Sie die benötigten Standardfelder und ergänzen Sie eigene Felder. Eine genaue Bezeichnung wie „Bestellreferenz“ beschreibt die gewünschte Angabe besser als nur „Referenz“.

3. Eine Zeile pro Dokument oder Position wählen

Eine Zeile pro Dokument eignet sich für eine Rechnungsliste mit Lieferant, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag je Datei.

Beispiel einer Tabelle auf Dokumentebene. Die Spalten richten sich nach Ihrer Feldauswahl. Die Abbildung zeigt englische Spaltenüberschriften.

Eine Zeile pro Position eignet sich für eine detaillierte Einkaufsanalyse. Wählen Sie neben der Rechnungsreferenz Felder wie Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz.

Beispiel für Positionszeilen mit englischen Spaltenüberschriften. Rechnungswerte können sich bei jeder Position wiederholen: Addieren Sie einen wiederholten Rechnungsbetrag nicht wie einen Positionsbetrag.

4. Extrahieren, prüfen und herunterladen

Starten Sie die Extraktion, vergleichen Sie die Ergebnisse mit den Originaldokumenten und korrigieren Sie bei Bedarf die Zellen. Laden Sie anschließend die Excel-Datei herunter.

Der Export liefert eine Tabelle zur weiteren Bearbeitung; er erzeugt nicht von selbst Buchungen in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Ein hypothetisches Beispiel zur Zeitersparnis

Angenommen, Sie bearbeiten monatlich 200 Rechnungen. Nehmen wir ausschließlich zur Veranschaulichung an, dass die manuelle Eingabe und Prüfung drei Minuten pro Rechnung dauert:

• Manueller Ablauf: 200 × 3 Minuten = 10 Stunden.
• Ablauf mit Extraktion: angenommen 1 Stunde für Vorbereitung, Upload, Verarbeitung und Export sowie 1 Minute pro Rechnung für Prüfung und Korrekturen.
• Gesamtaufwand mit Extraktion: 4 Stunden und 20 Minuten, also eine Differenz von 5 Stunden und 40 Minuten.

Das sind frei gewählte Planungsannahmen, keine gemessenen Leistungswerte von IntoExcel und kein Kundenergebnis. Komplexe Dokumente und zusätzliche Korrekturen können die Ersparnis verringern oder aufheben. Testen Sie eine repräsentative Auswahl und messen Sie den gesamten Ablauf einschließlich der Kontrolle.

Was Sie vor der Verwendung der Tabelle prüfen sollten

Vergleichen Sie Rechnungsreferenzen, Datumsangaben, Gesamtbeträge und Steuern mit den Originalen. Fehlende Werte werden als leere Zellen dargestellt. Prüfen Sie diese Zellen, statt sie als Null zu behandeln.

Halten Sie Beträge unterschiedlicher Währungen getrennt. Kontrollieren Sie mehrdeutige Währungssymbole und stellen Sie sicher, dass Werte für Berechnungen als Zahlen und nicht als Text vorliegen. Datumsangaben werden als Text extrahiert; wandeln Sie diese bei Bedarf in Excel um.

Prüfen Sie bei Positionszeilen, ob die erwarteten Positionen vorhanden sind, und unterscheiden Sie Positionsbeträge von wiederholten Dokumentgesamtbeträgen. Kontrollieren Sie außerdem, ob Sie dieselbe Rechnung versehentlich mehrfach hochgeladen haben.

Mit einer kleinen Auswahl beginnen

Wählen Sie einige Rechnungen mit unterschiedlichen Layouts, legen Sie die Spalten Ihrer Rechnungsliste fest und vergleichen Sie die exportierten Ergebnisse mit den Originalen. So können Sie beurteilen, wo die Extraktion Ihren Buchhaltungsablauf unterstützt.

Jetzt Buchhaltungsdokumente mit IntoExcel.com extrahieren.