Geschäftsdokumente lassen sich leichter vergleichen, wenn ihre wichtigen Angaben in einheitlichen Spalten stehen. Dafür müssen Sie nicht jeden verfügbaren Wert extrahieren. Entscheiden Sie zuerst, was Sie verfolgen möchten: Ausgaben, Bestellungen, Transaktionen, Bestände oder Vertragsdaten.

Diese 10 Dokumentarten eignen sich für die Datenextraktion in Unternehmen. Zu jeder finden Sie Felder und Prüfpunkte. Mit IntoExcel.com laden Sie PDFs oder Bilder hoch, wählen vorgegebene oder eigene Felder, prüfen Ergebnisse und exportieren nach Excel. Die Vorschläge dienen als Ausgangspunkt für eigene Tests, nicht als Garantie für jedes Layout.

1. Lieferantenrechnungen

Sinnvolle Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Währung.

Eine Zeile pro Dokument eignet sich für ein Rechnungsregister. Für Einkaufsanalysen wählen Sie eine Zeile pro Position mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Speichern Sie Referenzen als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben. Unterscheiden Sie Gutschriften von neuen Forderungen.

2. Ausgabenbelege

Sinnvolle Felder: Händler, Belegdatum, Belegreferenz, Steuer, Gesamtbetrag und Währung.

Die Tabelle unterstützt die Ausgabenprüfung. Mitarbeiternamen, Erstattungsstatus und interne Kategorien stehen möglicherweise nicht auf dem Beleg; ergänzen Sie diese selbst in Excel. Die Extraktion soll sie nicht erfinden. Prüfen Sie verblasste Druckstellen und unterscheiden Sie bezahlten Betrag und Rückgeld.

3. Bestellungen

Sinnvolle Felder: Bestellnummer, Lieferant, Datum, Produktreferenz, bestellte Menge, Einzelpreis und angegebener Liefertermin.

Eine Zeile pro Position hilft beim Vergleich mit Rechnungs- und Lieferdaten. Trennen Sie bestellte von gelieferten Mengen. Eine Bestellung dokumentiert einen Auftrag; sie belegt allein weder Wareneingang noch Zahlung.

4. Kontoauszüge

Sinnvolle Felder: Transaktionsdatum, Beschreibung, Referenz, Sollbetrag, Habenbetrag, Währung und gegebenenfalls laufender Saldo.

Verwenden Sie den Positionsmodus für eine Zeile pro Transaktion. Benennen Sie eigene Felder präzise, etwa „Sollbetrag wie angegeben“ und „Habenbetrag wie angegeben“. Prüfen Sie Vorzeichen, Zeiträume sowie Anfangs- und Endsaldo. Die Extraktion bereitet den Abgleich vor, ordnet Transaktionen aber nicht automatisch Rechnungen zu.

5. Finanzberichte

Sinnvolle Felder: Berichtszeitraum, Kennzahl oder Kontobezeichnung, ausgewiesener Betrag, Währung und Größenordnung.

Berichte können Istwerte, Budgets und frühere Perioden mischen. Fragen Sie nach „Istbetrag der aktuellen Periode“ statt nur nach „Betrag“. Halten Sie fest, ob Werte in Einheiten oder Tausenden angegeben sind. Bei unabhängigen Tabellen sollten Sie einen klar abgegrenzten Abschnitt verwenden.

6. Produktkataloge und Preislisten

Sinnvolle Felder: Produktcode, Beschreibung, Packungsgröße, Maßeinheit, Listenpreis und Währung.

Eine Zeile pro Produkt bildet eine Grundlage für Lieferantenvergleiche. Verwenden Sie Text für Produktcodes, auch wenn diese nur Ziffern enthalten. Prüfen Sie, ob der Preis pro Stück, Karton oder anderer Einheit gilt und ob Steuern enthalten sind. Die Tabelle bildet den bereitgestellten Katalog zu einem bestimmten Zeitpunkt ab.

7. Lieferscheine

Sinnvolle Felder: Lieferscheinnummer, Bestellreferenz, angegebenes Lieferdatum, Produktcode und gelieferte Menge.

Nutzen Sie den Positionsmodus und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer Bestelltabelle in Excel. Achten Sie auf Teillieferungen und unterschiedliche Einheiten. Eine Menge auf dem Lieferschein muss weiterhin mit Ihren Wareneingangsaufzeichnungen verglichen werden; die Extraktion prüft keinen physischen Eingang.

8. Verträge und Dienstleistungsvereinbarungen

Sinnvolle Felder: Vertragsreferenz, genannte Parteien, Unterschriftsdatum, angegebener Beginn und Ablauf sowie Zahlungsbedingungen im Wortlaut.

Eine Zeile pro Vereinbarung hilft beim Aufbau eines durchsuchbaren Registers. Verwenden Sie eigene Textfelder für Daten und Klauseln. Prüfen Sie Original und Nachträge, bevor Sie sich auf die Tabelle verlassen. Es geht um ausdrücklich genannte Angaben, nicht um die Auslegung von Pflichten oder eine automatische Fristberechnung.

9. Bestandsberichte

Sinnvolle Felder: Berichtsdatum, Produktcode, Lagerort, Bestandsmenge und Maßeinheit.

Wählen Sie eine Zeile pro Bestandseintrag. Behalten Sie Ort und Datum bei, damit Sie verschiedene Lager oder Zeiträume nicht versehentlich zusammenfassen. Extrahierter Bestand ist eine Momentaufnahme, kein Live-Bestand. Prüfen Sie wiederholte Produktcodes, bevor Sie Zeilen als Duplikate entfernen.

10. Versanddokumente

Sinnvolle Felder: Sendungsreferenz, Transporteur, Ausgangsort, Zielort, Versanddatum, Paketanzahl, Gewicht und angegebene Frachtkosten.

Wählen Sie den Dokumentmodus für ein Sendungsregister oder den Positionsmodus für eine Packliste. Trennen Sie geschätzte und tatsächliche Termine, sofern beide angegeben sind. Die Tabelle unterstützt die Prüfung; sie bietet weder Live-Sendungsverfolgung noch eine Zustellbestätigung.

Zuerst die Excel-Struktur wählen

Verwenden Sie eine Zeile pro Dokument für ein Register mit Referenzen, Daten und Gesamtbeträgen.

Beispiel einer Dokumenttabelle. Die Überschriften im Screenshot sind englisch.

Verwenden Sie eine Zeile pro Position für Produkte, Transaktionen oder Bestandseinträge. Gemeinsame Dokumentwerte können sich wiederholen: Summieren Sie einen wiederholten Rechnungsbetrag nicht wie einzelne Positionsbeträge.

Beispiel einer Positionstabelle mit englischen Überschriften. Wählen Sie Spalten passend zu den gewünschten wiederholten Einträgen.

Die Extraktion in IntoExcel einrichten

1. Öffnen Sie die IntoExcel-Dokumentenextraktion und laden Sie Ihr PDF oder Bild hoch.
2. Wählen Sie passende Standardfelder oder erstellen Sie eigene Felder mit eindeutigen Namen.
3. Wählen Sie einen Typ: Automatisch, Text, Zahl, Prozent oder Währung. Daten und Kennungen passen zu Text; Beträge und Mengen meist zu Zahl.
4. Wählen Sie Dokument- oder Positionszeilen und starten Sie die Extraktion.
5. Vergleichen Sie die Tabelle mit dem Original und exportieren Sie nach Excel.

Fehlende Werte ergeben leere Zellen. Mehrdeutige Währungen können als Symbol statt als vermuteter Währungscode erhalten bleiben. Prüfen Sie diese vor dateiübergreifenden Summen.

Verwenden Sie ein eigenständiges Dokument pro Datei: Der aktuelle Ablauf verarbeitet nur das erste Dokument einer Sammeldatei. Die Ausgabe ist auf 500 Zeilen pro Datei begrenzt; beachten Sie Kürzungshinweise. Bei unklaren wiederholten Einträgen kann das Ergebnis auf eine Dokumentzusammenfassung zurückfallen.

Mit einer wiederkehrenden Aufgabe beginnen

Ein hypothetischer Einkaufsablauf könnte Bestellung, Lieferschein und Rechnung vergleichen. Extrahieren Sie diese separat und vergleichen Sie Referenzen, Mengen und Beträge in Excel. IntoExcel bereitet die Tabellen vor; Zuordnung und Prüfung von Abweichungen bleiben Ihre Aufgabe.

Beginnen Sie mit wenigen repräsentativen Dateien in IntoExcel.com. Bewahren Sie die Quellen zusammen mit den geprüften Tabellen auf und ergänzen Sie Spalten nur für einen konkreten Zweck.