10 Arten von Dokumenten, aus denen Unternehmen Daten extrahieren sollten

Jedes Unternehmen empfängt und erstellt eine große Anzahl von Dokumenten: Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, Berichte und viele andere. Diese Dokumente enthalten wichtige Informationen wie Daten, Preise, Produktdetails und Transaktionsaufzeichnungen.

Wenn Dokumente jedoch im PDF- oder Bildformat verbleiben, sind die darin enthaltenen Daten schwer zu analysieren oder wiederzuverwenden.

Durch das Extrahieren der Informationen aus diesen Dokumenten und deren Organisation in Excel können Unternehmen statische Dateien in strukturierte Daten umwandeln, die durchsucht, gefiltert und analysiert werden können.

In diesem Artikel betrachten wir die häufigsten Arten von Dokumenten, aus denen Unternehmen Daten extrahieren sollten.

1. Lieferantenrechnungen

Rechnungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten für jedes Unternehmen. Sie enthalten Schlüsselinformationen wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Produktdetails, Mengen, Preise und MwSt.-Summen.

Das Extrahieren von Rechnungsdaten ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu verfolgen, Lieferantenbeziehungen zu analysieren und Buchhaltungs-Workflows zu vereinfachen.

2. Spesenbelege

Spesenbelege werden häufig für Mitarbeitererstattungen und die Ausgabenverfolgung verwendet. Typische Belege enthalten Informationen wie Händlername, Transaktionsdatum, gekaufte Artikel, Steuerwerte und den Gesamtbetrag.

Das Extrahieren von Belegdaten nach Excel ermöglicht es Finanzteams, Ausgaben einfacher zu verfolgen und Spesenberichte schneller zu erstellen.

3. Bestellungen

Bestellungen enthalten detaillierte Informationen über geplante Einkäufe bei Lieferanten. Zu den Schlüsselfeldern gehören Lieferantenname, bestellte Produkte, Mengen, vereinbarte Preise und Liefertermine.

Das Extrahieren dieser Informationen nach Excel ermöglicht es Einkaufsteams, Lieferantenbestellungen zu überwachen und Einkaufsaktivitäten zu verfolgen.

4. Kontoauszüge

Kontoauszüge enthalten eine vollständige Aufzeichnung der Finanztransaktionen. Typische Daten umfassen Transaktionsdaten, Zahlungsbeschreibungen, Soll-/Haben-Beträge und Kontostände.

Das Extrahieren von Kontoauszugsdaten nach Excel erleichtert den Zahlungsabgleich und die Cashflow-Analyse.

5. Finanzberichte

Unternehmen erhalten häufig Finanzdokumente wie Quartalsberichte, Budgetberichte und Ausgabenzusammenfassungen. Diese Dokumente enthalten oft Tabellen, die in Tabellenkalkulationen analysiert werden müssen.

Die automatische Extraktion der Daten ermöglicht es Analysten, sofort mit Finanzdaten zu arbeiten, ohne manuelles Kopieren.

6. Produktkataloge

Lieferanten stellen Produktkataloge manchmal im PDF-Format zur Verfügung. Diese Kataloge können Produktnamen, Codes, Beschreibungen und Preise enthalten.

Durch das Extrahieren dieser Informationen nach Excel können Unternehmen Produktdatenbanken aufbauen und Lieferantenpreise vergleichen.

7. Lieferscheine

Lieferscheine bestätigen, dass Produkte versandt oder geliefert wurden. Sie enthalten in der Regel Produktnamen, gelieferte Mengen, Lieferdaten und Bestellreferenzen.

Das Extrahieren von Lieferdaten hilft Betriebsteams, Sendungen zu verfolgen und Lieferungen von Lieferanten zu überprüfen.

8. Verträge

Verträge enthalten oft strukturierte Informationen wie Vertragsnummern, beteiligte Parteien, Daten und Zahlungsbedingungen.

Das Extrahieren wichtiger Felder aus Verträgen kann Unternehmen helfen, Vereinbarungen zu verwalten und Verpflichtungen zu verfolgen.

9. Inventarberichte

Inventardokumente können Tabellen enthalten, in denen Produktnamen, Lagermengen und Lagerorte aufgeführt sind.

Das Extrahieren dieser Daten nach Excel ermöglicht es Unternehmen, Lagerbestände zu überwachen und Bestände effizienter zu verwalten.

10. Versanddokumente

Logistikteams arbeiten häufig mit Versanddokumenten, die Sendungsnummern, Ziele, Produktmengen und Versandkosten enthalten.

Das Extrahieren dieser Informationen erleichtert die Analyse der Logistikleistung und der Versandkosten.

Dokumentendatenextraktion automatisieren

Tools wie IntoExcel ermöglichen es Unternehmen, Daten aus vielen Arten von Dokumenten automatisch zu extrahieren.

Mit IntoExcel können Sie:

PDFs, Bilder oder gescannte Dokumente hochladen
die zu extrahierenden Felder auswählen
sofort strukturierte Excel-Dateien generieren

IntoExcel kann auch Einzelposten (Line Items) extrahieren, was bedeutet, dass jedes Produkt oder jeder Artikel aus einem Dokument als eigene Zeile in Excel erscheinen kann. Dies macht die Daten sofort für Buchhaltung, Analyse und Berichterstattung nutzbar.

IntoExcel testen

Wenn Ihr Team regelmäßig mit Dokumenten arbeitet, die wertvolle Daten enthalten, kann die Automatisierung der Extraktion eine erhebliche Menge Zeit sparen.

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Fazit

Viele Geschäftsdokumente enthalten wichtige Daten, die schwer zu analysieren sind, wenn sie als PDF gespeichert bleiben. Durch das Extrahieren dieser Informationen nach Excel können Unternehmen statische Dokumente in strukturierte Datensätze verwandeln, die eine bessere Entscheidungsfindung unterstützen.

Mit modernen KI-Tools ist das Extrahieren von Daten aus Dokumenten heute schnell, genau und skalierbar.